當一个雇员或下属的行为或工作表现有待加强时，最好的方法便是立刻面对这个问题来解决它，它才有改善的可能。当你是个主管，你可能不知道怎么处理最好，也许你会想要忽视它，希望它能自动改善，很不幸的，它不会自动改善，更不幸的是，如果你不适时的处理，其它好的下属将会失去对你的尊敬，使你的管理更加困难。
学习如何改善部属的工作状况是一个管理者最重要的课题，也是最困难的一项工作，所以当你不知道怎么做时要怎么办？学习下面几并勤加练习，你将对自己的能力很有自信，你将能够有效地控制任何状况并防止情况变糟。
让我们看看一种可能发生的状况，你接到一通客户的电话抱怨你们的业务员对他们很不客气，他们考虑将业务转给其它的公司来做。你静听客户的抱怨，并感谢他能将这个状况告诉你，你表示将会处理这件事并保证以后不会再发生，你说你一定会将这个问题解决到他满意，最后，你告诉他你们非常重视和他的生意往来。
然后呢？你可能会对你的下属发脾气，尤其是当你怀疑他可能对客户无理时，你很想立刻告诉他这件事，并且很气愤地告诉他你们公司差一点就失去了一个宝贵的客户。记住，千万不可在气愤时和你的下属讨论任何状况，给你自己一些时间，好让你能冷静下来，理性地讨论这个事情。发脾气或任何的情绪反应只会让你及你的下属采取一种防卫的立场，于是你会不断地说，而他则不会认为这是他的问题。
在你冷静下来之后，试着站在你的下属的立场来思考，处理下属的不当工作表现第一步就是找出这个行为的根源，下属的不当工作表现通常有两个原因：缺乏训练或缺乏动机。让他有完成工作的能力是你的责任，但是将事情做好就是他的责任了，你可以帮助他看到改进的方向，但最基本的是他必须要改变他的态度。
这个状况是不是他必须要能够应付？如果是，那你便知道你要处理的是动机的问题，如果你不知道这个原因，你可以和下属谈谈，这能够让你知道如何来解决这个问题，问几个关键问题后，你就不难找出发生问题的原因，只有知道原因后才能加以诊断并找出最好的解决办法。千万不要以为你知道原因，否则可能你的对策是完全无效的。
在你和下属见面前，你先想好要说的话和预期最后的结果，跟随下面的步骤来进行你们的会谈：
先想好你要说的话：想想你要讨论的事情，这有助于你集中焦点于事情上，重点放在行为上而不是下属本身，也就是说，只讨论和本事件有关的行为，写下你要讨论的事项，准备一些开放性的问题来问他。
在会面时， 简要地叙述你看到的行为：直接讨论这件事情，不要涉及一般的事务或你对他的评论，“昨天王先生打电话给我，他对于你们昨天的交谈情形很不高兴， 他说当他问道我们公司退货方法时，你对他非常地不客气，他考虑将终止和我们的生意往来。”尽量避免使用“你总是…..”“你从来不…..”等字眼，很明确的将你知道的情形说出来，如果你对这个情况有所观察，说出你的观察，如果客户对你抱怨，转述客户的抱怨。
要他解释他的行为动机：准备一些开放性的问题，如由“谁、哪里、何时、为何”等开头的问句能鼓励他详细地说明而不是只说“是”或“不是”或“不知道”等等，直接针对问题发问，你可能可以发现一些他在工作上的问题，或者是顾客或是须要再训练等问题，在这个例子中你可以问如“说明你在和那位客户交谈时的情形”或“你为什么用那种态度回答他？”
倾听，不要说话：这是你运用倾听技巧的时候，甚至当你想替他回答问题时，不要开口。当你问了一个问题后，你应该让他完整地表达，如果他停顿下来，耐心地等待他的回答。如果他说他不知道你在说些什么，你可以问：“那你认为为什么那个客户觉得你的话很没礼貌？”给他时间响应，导引他完整地解释他的行为，他可能会说：“我想客户应该已经知道我们的政策。”如果是这样，你可以问：“这怎么能成为你这么不专业的回答的一个理由呢？”继续问问题直到你确定他已经知道问题是出在他身上。最后你便能了解问题是出在训练上或是他的动机上，你才可以解决问题。
达成未来该怎么做的共识：如果他说他不知道该怎么做，你就帮他安排一个训练课程，如果他是缺乏动机，告诉他服务客户的重要性，多问一些问题如“如果我们不断地得罪客户，将发生什么事？”“如果他们觉得不受尊重，他们还会跟我们做生意吗？”每问一个问题就等待他的回答，让他感觉到问题是出在他身上，然后问他：“未来你遇到同样的问题，你将如何响应？”让他知道你将如何帮助他改进。
肯定你知道他一定可以做到改进：告诉他你对他有信心，你在意他的表现，而且相信他一定做得到。
跟随上述步骤你一定可以处理得很好，但你必须要花时间来注意下属的工作表现，注意他表现好的部份并立即给予肯定，让他很明确地知道你所观察到的，“我喜欢你对客户解释我们退货方式的态度，你显得有自信且很和气。”你的鼓励能促使部属更努力来做得更好。
知道你对部属的工作有帮助是作为一个管理者最大的收获，成功的关键就在于你处理这类状况的效率，并防范它一再发生。也许有时候你并不想立刻采取行动，你也许想再进一步观察他，如此做也许可以帮助你发掘问题。
最后，照着上述的步骤来做，你可以使你的管理工作更好，一开始你可能只采取一个小小的步骤，甚至倒退一步，你和你的下属的进步是需要时间的，可以肯定的是：经由练习你将会愈来愈好。