随着经济全球化的趋势和知识经济日新月异的发展，人力资源的开发成为提高企业核心竞争力的迫切需要。如何做到人尽其才，提高企业竞争力，是现代企业急需探索和实践的重要课题。而人事档案工作的完善与人力资源深度开发及提高企业竞争力有着密切关系。
人事档案是记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。人事档案是合理用人、选人的重要基础。人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，要合理配置人力资源、最大限度地实现人力资源的价值、提高员工工作效率和企业经济效益、降低人力资源成本，就必须完善人事档案管理。
－－人事档案管理对人力资源开发的促进作用
现代管理理论认为管理的基本问题就是如何在变动的环境中激发人的潜力，将组织有限的资源进行有效配置，以达到既定的目标。这里所指的资源包含人力资源、金融资源、物资资源、信息资源、关系资源。
现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映。人事档案由确凿的原始材料和历史证件构成，真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据。人事档案管理对人力资源开发的促进作用主要表现在以下方面。
1．有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力，及时发现新人，避免压制人才、埋没人才；任何人才都是人才系统的组成部分，凡有利于系统功能发挥的都是有用人才，只是类型不同，作用各异。依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效力。
2．促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在企业内进行合理的配置，因事而择人、用人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和用非所学的现象产生，为组织的发展迅速地配置人力资源。
3．有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用；脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。
－－发挥人事档案作用的三大途径
针对当前人事档案管理工作中的不足，可从几方面来改善人事档案管理，发挥其对人力资源开发的作用。
1．加强和改进档案的信息收集工作必将大大改善人事档案管理在人力资源开发中的作用。收集是档案工作的基础，人事档案信息有无吸引力和竞争力，在很大程度上取决于是否有丰富的信息存储量，只有将档案人在各个时期、各个地方形成的有关经历和德、才、能、绩的材料都完整准确地记录归档，人事档案信息资源才能得到充分的开发和利用。要丰富人事档案信息，不仅应该扩大接收范围，主动上门收集，而且应在接收的基础上，进行一定鉴别筛选，去粗取精，去伪存真的加工。
2．档案管理工作制度化是使人事档案信息完整的根本保证。由于不少人的档案意识比较淡薄，对归档范围内的材料不能及时上交，甚至根本就不交，严重影响了档案材料的收集，这就迫切需要通过一定的渠道和形式，将档案管理工作制度化，加强每个人的档案意识，使每个人都能积极支持档案收集工作并提供线索和材料，使档案收集由被动转为主动，使人事档案更加充实、完善、健全。
3．提高人事档案管理的现代化水平是改善其对人力资源开发作用的有效途径。人事档案以其材料越集越多为特点。随着我国企事业单位人员结构的多样化，传统的手工人事档案管理，势必会给查找档案材料带来不方便，容易贻误时机，而且出错机率较高。人事档案管理的现代化、高效率已经是非常现实的要求。（吴爽）