如何有序推进你的工作进度条？

金九银十，是跳槽的活跃期，猎头的业务也非常忙碌，周一开会时和团队过进度，很多团队顾问人均职位超过十个。

有的猎头会因为工作任务增加，抓得住重点业绩节节上升，有些猎头忙得天天加班，连午餐时也盯着电脑，却没什么成果。这种情况在很多人都有，多任务的工作往往顾此失彼，看似做得很多，结果却很少。每个工作进度条都只有开始一段是亮的，后面就没有了….

前不久我也接到一位读者来信说自己工作做了很多，一仆多主，几个领导，个个都在催，有好几个项目同时进行，她手忙脚乱，一会儿做项目方案，一会儿做市场资料报告，自己忙得生病了还要帮主管联系展会供应商，越忙越错，季度评估又得了个Bottom（最差20%），简直暗无天日，只有辞职一条路了。

现代职场的大部分情况都是工作任务太多，时间不够用，忙不过来的人很多。加上现代人角色多样化，又处信息过载的时代，焦虑情况下就会多任务同时开弓，人的力量有限，自然大部分有点强度的弓都拉不开了，可如果一直拉的是很轻的弓，怎么会有大的收获？

我们忙碌的工作并不是目的，而是希望有结果。

《孙子兵法》里有“多算胜，少算不胜，何况无算乎？”，意思是说，考虑周全，方法得当，成功率就高；考虑不当，筹划不足，成功率就低，更不要说不经考虑就想当然地做事了。职场工作中只有学会周全考虑，找对了方法，提升工作效率，工作效率提升是为了工作效果更好，这时候不是多做，而是聚焦重要的任务，集中力量先拉开强弓，“百鸟在林不如一鸟在手”，不断锻炼自己的能力，才能扩大成果。

一、拿到任何一项工作都先花时间重新设计一下自己的工作流和时间流

村上春树说过：“人生中总有一个先后顺序，也就是如何依序安排时间和能量，到一定的年龄之前，如果不在心中制订好这样的规划，人生就会失去焦点，变得 张弛失当”

其实工作也是一样，人的时间，精力都是有限的，不能让任务杂乱无序，占满自己的时间，耗尽自己的能量。工作只有排在自己的时间流上才能有工作流。工作重要程度应该按自己的工作目标进行排序。

每个人的目标不一，对任务的评估就不一致，同样我们可以按任务的评估将任务也放到时间管理四向限中。

将重要的项目按紧急程度再加以排序，用列清单的方式将项目和时间进度分配好，所有的项目开始前都做个项目计划，设计一个项目的进度条和倒计时，我个人习惯给每个重要项目在笔记本上手工画个进度图（因为我的Excel用得很差，甘特图做得惨不忍睹，就只能手工画了，这个不要学我），配合手机APP AT用。

根据自己的职业目标，设定阶段性目标，让自己的工作时间出成果，要让工作向结果推进，要做离结果近的工作。

二、将工作结构化

大部分工作都是N+1型工作。N代表以前的成果（基础），1代表你要加上的。

我们的绝大部分工作都有可参考的资料或案例。前人或自己做过的一些成功案例、话术、基础……争对自己的工作或者写个“角本”，或者建个模板，让工作结构化。将以前的N找到，在这个基础上再加上自己新的工作就会清晰很多,也会容易很多。

比如猎头的任何一个新项目，此前都有可能会有类似的项目可供参考，即使是全新的项目也会有一些成功的结构可以参考。

每一项工作都可以设计出自己适用的各类模板，建立自己的N，比如邮件模板：向候选人索取简历的模板、答复客户的模板、安排面试的模板、追踪客户的模板….

工作的很大一部分也会有一部分是固定的。根据自己的工作特点建些自己的通用模板库，处理各类常见情况都可以有模板，出现这种情况可以随时调用模板，不需要每次都辛苦的全部不着边际的“创造”。

找到模板，案例，做好结构，而不是拿到一个任务不加思索的蛮干起来。很多人都是先做起来，做不了再找资料，容易漫无边际，如果开始就定下方法，有些结构化的样本可以参考，对项目或任务就有较清晰的评估。

将工作结构化设计好，不仅效率高，不易出错，也会节省脑力，用于更有创造力的工作。

三、每日将工作做成闭环

每天上班时（或前一日下班前）做个当日计划，将每日工作写下来，哪怕列个简单的清单，也能让工作有条理，解放大脑。

盯紧当日重点，深入工作。设一到三个重点任务，规定自己一定要有成果。

每日结束时，检查工作清单，看看当日的任务完成情况，重点任务完成了没有，并在每个项目上登记进度条。

每日的工作要形成闭环。才有可能不断提高。

四、集中精力,排除干扰

多任务工作时，不宜过多切换，应该集中精力专注于一项主要的工作，完成阶段性任务后再转到下一个任务，切忌这个任务做做，还没怎么样，觉得难或者出现打扰，就放下任务，开始做别的工作。一次工作的切断，再到集中精力会花15-23分钟才能恢复专注。这样会把整块时间切成碎片时间，而注意力分散不集中的后果就是很难静心深入工作。自己心浮时工作就会显得难。

1.在工作之前，做好准备工作，倒好水，上好厕所，把手机设静音，在手边放好纸笔，如果有什么灵感或干扰都可以先记下，再统一处理。

外部干扰：在开始工作后，将手机设成免打扰，错过重要的事情，大部分即时通讯，工作时间最重要的无非是客户电话，自己的客户大多有数，即使少量电话漏接，问题也不是很大，因为你可以主动再打过去。

如果环境嘈杂，必要是可以戴上降噪耳机。我有自己的办公室，但在处理特别重要的工作时，我有时会带上电脑，找一个会议室排除干扰。

在别人找你时，你可以示意，正在做重要工作，待会儿去找Ta。然后在纸上记录下来。在工作时，一定要设好边界。

内部干扰：我们更多的干扰是来自内部，刚进入工作状态，很容易会有各种念头冒出来，一会儿想到有个电话要打，一会儿想起要定餐，我经常是在工作中会想到看到书单上的哪本书就想去买….想到事情，不打断自己手头的工作即刻去做，而是先用手头纸笔记下来，等到工作告一段落时，再去统一处理。

2.化被动为主动

外联型的工作最易被切断，就不宜被动等安排。

要将碎片工作集中下来做，比如集中打电话、集中处理邮件、集中联系客户、集中发信息、每天集中时间段处理杂务….

3.如果注意力分散已经成了常态，可以用番茄工作法强制自己专注一段时间再放松一小段时间。

标准番茄钟设置是工作25分钟，休息5分钟，根据自己注意力集中的情况，也可以设长一点，我在攻一些大任务，或任务较多时，也会用此类方法帮助自己深入下去，比如，有时工作极多，我又需要赶一篇文章时，这时就要迅速进入状态，在两小时内完成。我一般会花十五分钟选题，休息五分钟，再定个100分钟的大番茄，专注完成，Deadline会让你小宇宙爆发的。

五、分解工作，设立仪式

有时工作任务很烧脑，工程很浩大，我们开始时难免心生惧意，这时表现就是拖延症了，我们会不断找借口，做这个做那个，总之就不想开始我们自己知道最重要的工作，然后拖到最后deadline，胡乱交差，结果就想而知。

这样的工作可以进行分解，分解到可以填空一部分，或者有一部分很容易开始，对于最难最核心的一部分，如果无从下手，可以劝自己先开始，可以建立一个开始仪式，我的习惯是随便写，把脑子里想到的念头胡乱全写下来，慢慢就能进入状态。我的朋友Zara是在纸上画个结构图，你也尝试找到让你尽快进入状态的方法。

六、交替任务，降低疲劳

这里的交替，不是切断，而是换脑工作。这时候可以多用“莫法特工作法”，这在《最不需要意志力的时间管理法》中有较详细的介绍。

如同农业间作套种，各种作物可以交替耕种也不会影响土地产量。工作和工作之间可以交替，如果交替良好，也不会影响效率。我们的工作会有各种不同的任务，有的简单，有的复杂，有的需要脑力，有的需要体力，有的左脑，有的右脑….比如，我些工作需要打电话，有些工作需要写报告，有些部分需要收集图片。长时间做一类工作会在体力，心力上有疲倦感。如果能交替工作，时间利用的效率就会增加，效果却不会减退。

莫法特是《圣经.新约》翻译者，他的书房里放着三张书桌，一张桌上放着他要翻译的《圣经.新约》，一张桌上放着他要写的论文，一张桌上放着他要写的侦探小说，他一个任务累了就换另一个桌子做另一个任务……后来，就有人把这种交替工作的方法称为“莫法特工作法”

比如，我在回好邮件会写报告，写过报告会和同事谈话，谈话后会写文章，写好后会搜集图片，做好配图会打电话….这样工作经常交替用到左右脑，大部分时候并不觉得工作量很大，却还有不少看得出的结果。这种方法还是聚焦在重要任务上，只不过将任务的不同特点进行交替。

正如《自制力》中所说，做太多事情，对每件事情的付出就必然少了。只有聚焦在重要的任务上，坚决的推进重要工作的进度条，才能用成果证明自己价值。与时光共进的，才会是你在职场上的价值。