电子邮件也能传达你的个人品牌，下次写邮件请注意这些规则

们每年都会收到大批涌来的电子邮件（平均每天121封），不难想像我们开始忘了这对我们个人专业品牌形象的影响。我们会花上几小时精心润饰LinkedIn上的个人资料、修改自己的履历表，但却会因为很忙而匆忙寄出一封品质难以卒睹的电子邮件。「从我的手机传送，有错字请见谅」不该成为沟通品质低落的借口。

你是否想过，电子邮件传达出你怎样的品牌形象？你应该好好想想。你寄出的每一封电子邮件，都会影响你的专业名声，或说是个人品牌。千万别在信中犯下这些太多人会犯的错误：

写得太长，难以消化。你的电子邮件长度，是否堪比杜斯妥也夫斯基的全本小说《罪与罚》？你是不是把可以放进去的所有背景故事，全都放进去了？虽然上下文的背景资讯可以协助读者诠释内容，但请记得，你知道的事情很多，但读者需要知道的只有其中一小部分。成年人的注意力只能持续短短8秒，因此一定要好好珍惜每一秒，直接讲重点就对了。

收件者太多。你的邮件副本是否总有成千上百个收件者？若是如此，请自问究竟谁才是真正该知道这封邮件内容的人。在许多企业里，副本寄送泛滥，反映的政治文化就是，人们寄副本给很多人，就能遮掩自己做过的事情。请记得，你的信会寄到每个收件人的信箱（也包括你自己的），特别是有的收件人还可能选择「回覆所有人」。

表达不清、语义不完整。虽然精简是美德，但「简单扼要」和「唐突草率」可大不相同。在你的信中，是否会天外飞来一笔，突然讲些对方可能看不懂的想法？对方的回信里，是否提出大量问题，想厘清你的原信究竟在说什么？这种情形代表你的电子邮件需要更有组织，提供更清楚的背景资讯。

没有切中要点。电子邮件的重点不该深藏不露，要直接让对方知道你的重点，以及他们为何应该回应。虽然我们常觉得有信就该回，但回信并不是一定得遵守的铁律。如果你希望对方好好了解你的讯息，甚至还愿意回信，就该让对方容易这么做。

构思电子邮件时，大家都应学学马克吐温的写作风格：他文风独特，语调令人难忘，稿子一修再修，让人一读就懂。他曾说：「任何人都可以有自己的想法，但真正难的是，不浪费一大叠纸来写，而能精简成一个精彩的段落就表达清楚。」花点时间推敲你想写的讯息，你会发现这么做能改进内容的品质。写信时要重质不重量，不是每封信都值得你花太多心力。

然而，马克吐温的一个知名特点是他脾气不太好，这点我就不建议模仿了。对于电子邮件，我们本来就已经会有负面偏见。正如新兴的社会神经科学所指出，沟通的时候，如果没有社交线索（像是语调、脸部表情、肢体语言）可作参考，以解读沟通的内容，我们往往就会解读成最糟的情况。不要忽视各种小地方，否则对方可能会误会你的原意，你就不得不进行损害控制。

下次要写电子邮件的时候，请遵循以下规则：

• 主旨栏要能一读就懂，清楚写出这封信的目的。最好还能再加个标示，像是【待办】或【通知】，让对方了解你期待他有何反应。
• 信件一开头就清楚说明你的请求，这样就算对方只看了预览的部分，没有看到其他内容，仍有较高机率了解你信件的重点。
• 在信件的正文中，如有交办事务、或是询问问题的对象，要将他们的名字加粗体，好让该注意到这些事项的人，更有可能注意到。
• 花点时间表现你的和善亲切，好让对方真正把你想说的话听进去。

下次登入电子邮件帐号时，好好审视一下自己的寄件匣。你的「电子邮件品牌」所需的一切，都尽在其中。如果现在的成效不佳，就从明天开始改善吧！重塑自己的电子邮件名声，永不嫌迟。