就算是负责人，也不用主持每场会议

如果开会一切顺利，工作团队就能厘清议题、设定方向、向前迈进，大大有益于团队的成功机率。但似乎总是没有足够的时间来规划和进行会议。

或许现在该好好想想，是否一定要由你来主持会议？

每当我和企业经理、高阶主管共事时，常常很惊讶地发现，他们很多人都认为会议主席当然就是在场位阶最高的人。

当然，如果只是一小群人开会，或者只是要报告专案最新情况，由主管或专案经理来主持会议是种简单又省时的方法。但如果出席人数在八人以上、而且内容涵盖多项主题，就值得想想该由谁来设计、主导对话，而这个人并不一定得是你。

让别人来主持会议有三大好处，以下一一列举，并提出一些问题，帮助你挑选适当的人选来代替你主持会议。

1. 培养下属。能够掌控对话也是一种重要技能；如果团队中的成员能够培养这种技能，就能增加其声望及影响力。至于主持会议，正是在日常生活中培养这项技能的方式，常常会比送他们参加训练课程更为有效。

● 有机会主持会议，谁能从中得到最大的好处？谁最需要刻意练习，以掌握这项关键能力？练习的时候，如果你也在场就更理想；有别人在旁观看，他们就有了额外的表现机会，而且你也有机会观察他们，并提供回馈意见，让他们更进步。

● 谁是团队中的新成员，他能够因为负责规划及主持几场会议，而让更多人认识他？乍看之下，可能以为这像是把将新人推入深渊之中，但成长常常就是要走出舒适圈。

2. 确保重要对话能够有效进行。有技巧地主持会议，就能让对话更顺利流畅，引出各种观点，达成会议目标，而且让各方有一致的前进方向。虽然你自己的主持技巧可能已经十分纯熟，但可能还有别人就是更胜一筹；特别若是有些人拥有独特的强项，可以对某些话题有所贡献。

● 谁有最佳的主持技巧（特别是会议主题或与会者较难以掌控的时候）？如果会议中必须考量及纳入各种不同文化、个性或观点，谁最有所需的同理心？有些时候，会议中最重要的技能就是要能够让人有归属感，觉得自己的声音有人聆听，自己的意见有人在意。如果会议内容复杂、观点或利益众多、情况模糊不明，就更需要由敏感的人有技巧地主持。

● 团队中谁最不会受到会议结果的影响，因而能够把注意力集中在管理会议中的交流讨论，而不会节外生枝？要管理会议中的对话，就必须仔细观察当下的动态：该让谁加入对话，该指派什么执行项目，或看出整个讨论已经失焦。如果会议结果对主席有利害关系，就很难维持这样程度的客观态度。

3. 这让你有时间去聆听、反思、集中在你提出的意见。如果你不用主持会议，就更有余裕来提出自己的观察、经验和观点。除了以上的问题之外，也可以想想：

● 公司是否有某个其他部门的人更适合主持会议，好让你和所有团队成员都能专心在会议主题上？如果这个人很熟悉你的专案或团队，可能是个加分，但这也不是必要条件。而且，市场上也有人是专门从事主持会议的工作。有时候，引进外面的人会是个好做法，特别是有的会议情况紧张，或者若是有个立场公正的人从旁观察，有利于对话进行。但长期来说，理想做法仍然是在自己的公司里培养这项能力。

打算把主持会议的工作交给别人时，记得要向团队解释背后的理由。而且不要以为自己就没事了：会议是否能顺利进行，你还是一样负有责任。

团队成员应该要知道，能够有技巧地主持引导会议对话是项重要能力，而且你也期望每次开会都要有建设性、有实际效用。甚至，你也可能会希望鼓励每位成员都把培养主持会议技能当作自己的发展目标。让团队成员有练习主持会议的机会，不仅能在你的团队里扩大这项能力，理想上也能让大家在开会时更深思熟虑，让会议更有生产力。这样一来，与会者才是真正想要参与你的会议。