领导人改善内部会议的六个好处

绝大多数人把会议视为负担、浪费时间或恼人的事物。但会议不会消失。好消息是，领导人有机会大幅改善内部会议的进行方式，这有助于提升你的影响力和职涯。

《领导力与组织研究期刊》（Journal of Leadership & Organizational Studies）最近刊登的一篇研究报告指出，领导人的行为深深影响会议结果，以及参与者的整体满意度。我猜想，任何必须参与无数会议的人，都不会对此感到意外，然而，领导人经常忘记自己扮演的重要角色。当领导人把主持会议或团体集会视为麻烦，就等于是为所有参与者奠定负面基调。

与其害怕开会，不如提升自己处理开会事宜的能力。以下六个理由，说明为什么值得你花时间做这件事：

● 让自己脱颖而出。管理对话，使对话变得有生产力、具包容性，并聚焦在完成工作，这种能力是比专业知识更高超的组织能力。很专精于某项核心领域，像是行销、商业开发或社群媒体，固然重要，但光是成为某个领域的专家远远不够。如果你能在自己的专长中，加入促进对话的能力，就能为组织增添更多价值，并因此而受到肯定。

● 为自己赢得名声。你若能让大家开会很有成效，同事会很敬重你这项能力。如果你能管理对话进展，而很少把注意力放在你自己和你的观点，同事就会更敬重你。你这么做不是为了引人注目，但让人知道自己拥有一些重要的技能，也绝不是坏事。

● 你将创造成效良好的关系。决定什么事应该排进议程，并与同事沟通让开会成功的最佳做法，这整个过程让你深入了解哪些事情对人们很重要。这类关系的基础是一系列的对话，让人们畅所欲言，并让别人听到他们的意见。如果你能做到这点，就能打造一个人际网络，即使不开会的时候也能运用。

● 你将强化观察力，并学会不加入对话。管理会议时，必须仔细观察会议室内的动态，例如，是否应该让某人加入对话，或应指派执行项目，或者讨论已偏离方向。想让会议进行更顺利，还必须学会克制自己的想法和问题，专注在其他人的意见和想法。我们必须练习少打断别人、更加用心倾听、克制自己不要把对话重点摆在自己的看法和经验。这些都是重要的领导技能，不论是否开会都适用。

● 你所属团体以外的人也将重视你。如果你在组织内是以能有效管理对话闻名，可能会有人请你帮忙主持其他会议。你可能没兴趣成为专业的会议主持人，但即使一个月只帮其他部门主持一、两场会议，就足以让你建立人脉，并了解其他部门。

● 有助于自己上司的成功和建立声望。表达愿意为上司规划与主持下次会议，就几个方面来说都是种善意。很多上司就是没有时间决定议程内容，也没时间去想如何让大家踊跃参与开会，以便协调大家的方向达到一致。有你帮忙促进讨论，上司就能完全专注，不必分神确保对话没有偏离主题。同时，全心投入让上司得以注意到员工意见的细节，包括语言和非语言的细节，并听取自身团队所需的组织观点，或任何背景资讯。

除了改善自身技能和促进职涯发展，精进主持会议的能力，将改善成效不佳的会议，后续影响还会向外扩散。如果你用人们期待的方式来进行会议，并让参与会议的人受惠，其他人就会发现，内部的会议未必总是浪费时间、成效不佳，或许还可能受到你的启发而效法你。