企业管理:企业信息化与企业管理―信息化简化企业管理控制

一、引子

魏文王问名医扁鹊说：“你们家兄弟三人，都精于医术，到底哪一位最好呢？”

扁鹊答说：“长兄最好，中兄次之，我最差。”

文王再问：“那么为什么你最出名呢？”

扁鹊答说：“我长兄治病，是治病于病情发作之前。由于一般人不知道他事先能铲除病因，所以他的名气无法传出去，只有我们家的人才知道。我中兄治病，是治病于病情初起之时。一般人以为他只能治轻微的小病，所以他的名气只及于本乡里。而我扁鹊治病，是治病于病情严重之时。一般人都看到我在经脉上穿针管来放血、在皮肤上敷药等大手术，所以以为我的医术高明，名气因此响遍全国。”

一些企业咨询和培训机构，以此故事作为企业“事前控制”、“事中控制”和“事后控制”的寓言，这些浅显的道理也被企业领导所熟知。但是，如何在企业管理过程中实现有效的控制？企业信息化在企业管理中能起到什么作用呢？

二、信息化是企业管理的必然趋势

尼古拉斯.G.卡尔在《哈佛商业评论》中发表了一篇标题为《IT不再重要》的文章，认为“从战略重要性这个角度来看，信息技术会淡出舞台，不再那么举足轻重”，其深层的含义绝对不是说信息化应用不重要，而是说随着信息技术的成熟和普及，信息技术已不再是专用技术，而是逐渐成为基础性资源，正在成长成为如铁路、电力一样的大众化商品和资源。对企业而言，对信息化的投资已经成为一种常规投入，无须再用战略的角度考虑企业信息化的投入。

我们可以回顾上个世纪80年代，就是科研单位、电力、金融等信息化意识比较早的行业企业，如果那个科室或部门要购买一台计算机，是必须层层申请最后经过办公经理会讨论的“大事情”。那个时候，企业对购买一台电脑真的看做是一中特殊投入。而现在，无论企业信息化程度如何，至少已经把计算机、打印机等作为基本的办公工具来配备。许多企业尤其是新兴企业已经把信息化的建设和实施作为常规投入进行规划和考虑，计算机作为如同办公桌一样的办公设施进行配置。

随着企业信息化的日益深入，企业对信息技术的依赖越来越强，信息化在企业中的作用也就越来越显著。虽然企业实施信息化后，很难说出到底为企业带来了什么、产生了多少具体的经济效益，但是信息化程度比较高的行业企业（例如电信、银行、电力、民航、交通等）如果放弃这些系统，很难想像其业务回到手工方式是什么样子。这说明，这些企业的信息系统已经溶入企业经营管理中、成为企业运营、管理不可分割的一部分，信息化投入已经在运行过程中得到了超过常规的投资难以获得的回报。

企业自早期的文字处理、数据统计和报表生成过程等简单应用，到目前的管理信息化和决策信息化的复杂应用，信息技术在企业管理的作用日益发挥显著的作用。可以肯定的是，企业信息化的应用和普及是企业的基本投入，是企业管理的不可或缺的工具和手段，是现代企业管理的必然结果。

三、信息化简化管理，实现有效控制

从引言中的故事我们知道，企业管理分为“事前控制”、“事中控制”和“事后控制”三个层次。“事前控制”好于“事中控制”，“事中控制”优于“事后控制”，“事后控制”强于没有控制。“事前控制”和“事中控制”是企业管理过程中所追求的目标，为是理想化的管理。“事后控制”就是等到问题出现了，甚至已经造成了重大的损失，找到问题的真正原因采取针对性的补救措施。虽然企业管理出现问题是我们不愿意看到的现象，但是如果对问题视而不见或者采取回避态度则更加错误，只有能认真分析问题原因，采取有针对性的措施也能起到亡羊补牢的作用。

如果说这个控制、那个控制太理想化，很难在企业管理中真正实现，那么通过下面的例子我们很轻易 发现管理控制并不复杂，而且通过简单的信息化手段很容易实现。

下图是某大型建筑集团公司年度投资项目完成情况，从中不难看出计划与实际完成情况的对比结果，从图中的数据变化趋势很容易提出下面两个疑问：

疑问一：为什么6～8月份实际完成情况与计划那么大的差距？

疑问二：为什么12月份实际完成情况那么高？

针对第一个疑问，只需要结合常识稍加分析即可了解到问题的原因，6～8月份在长江以南进入梅雨季节，工程项目受到很大影响。而第二个疑问，却无法直接得到答案，经过简单分析后即可知道，下属分公司为确保年度指标达标以拿到年度奖金，只好在最后一个月上做“文章”！

在传统手工方数字报表情况下，要发现这些问题就不会那么方便，在信息化环境下这些图形化的分析结果很容易实现，各级操作人员只需要一个简单操作即可得到所需要的数字报表和图形报表。所以，有了信息化这样方便的工具，就很容易发现问题，经过认真分析和研究即可找出问题的原因，企业管理者自然就可以找到事后控制的对策。

有了这个年度的经验，在下一个年度计划制定以及每月收集来的数据时，就可能及时发现问题，没有必要等到年度结束。每月数据一旦采集上来，系统即可以根据设定的自动“报警”各种可能“异常”的数据，对收集上来可能超限的指标给予提醒，报告给管理者，以便管理者进行及时、有效的干预和确认，这本身就实现了比较好的事中控制和管理。

无论企业的业务复杂还是简单、管理水平怎么样、信息化程度如何，归根到底企业信息化的核心是数据。所以，只有企业各个层次的生产数据和经营数据能够及时、准确采集到信息系统中，才能有助于信息化管理控制功能的发挥，为企业决策和宏观管理积累有价值的信息，将孤立的数据转化为有用的经验知识。也就是说，随着数据的日益积累，几年之后就可以根据实际积累的企业数据，即可预测新年度计划，当预测与实际结果逐渐接近到一定程度，就可以进行比较好的“事前控制”。

当信息化系统得到持续完善，成为企业日常管理和工作中必须的工具时，其作用就会日益体现出来。随着企业管理模式的成熟和确定，基于企业的业务流程逐步得到优化，这种通过信息化“固化”的管理，可以在新的组织机构和分支机构方便实现“管理克隆”和“管理复制”。

四、结束语

上个世纪湖北的一位先生收到一封国外来函，来信说他现在所拥有的一栋建筑已经到了当初的设计年限，提醒业主注意。当时看到条消息感觉很是吃惊，当初的设计者可能已经不在人世，而设计单位却能够及时的向现在的业主发出提醒，说明了这家百年企业经营宗旨的始终如一。如果在手工管理模式下，要做到对设计纪录的跟踪是很困难的，不仅要有严格的制度保障，而且还需要对设计纪录完整的保存并能方便的查询。但是，如果采用信息化手段，利用信息系统中简单的待办工作或事件提醒功能，上述看似艰难的工作将非常简单的完成。

总之，企业信息化为企业管理和控制提供良好的手段，并进一步推动企业管理。企业信息化应用在经历软件工具应用和基础数据采集后，必然向业务的自动实现过渡，并进而服务于企业的管理决策。信息化对企业管理的提升和促进既不遥远、也不复杂，关键需要企业领导能拿起信息化的工具，实施适合自身需要的信息化系统，在信息系统的持续应用和不断改进中发挥信息化的作用，提高企业管理效率。