企业管理:内部文件及外部文件控制程序

1.0 目的

制定内部文件及外部文件的控制方法，以确保使用的文件有效，防止使用无效文件。

2.0 范围

2.1 适用于本公司的所采用的内部文件和外部文件

——客户订单及其它资料

——生产制造类等文件。如生产计划单、生产排程等。

——其它类非长期性指导文件

2.2 本程序所指内部文件并不包括质量手册，程序文件及作业指导书等受控文件。

3.0 定义

内部文件：指本厂非长期指导性文件，例如生产计划单、生产/技术使用的通知、生产异常时暂行解决方法、及其它暂行规定类的文件。

4.0 相关文件

不适用

5.0 职责

各部门主管负责内部文件及外部文件的接收及分发控制。

6.0 相关记录

文件发放记录

7.0 程序内容

7.1 内部文件

7.1.1内部文件如需分发给其它部门或人员，在发出前须经发出部门主管签名确认。

7.1.2分发时接收文件人可在文件的正面或反面直接签收，或按程序文件或作业指导书的规定登记于“文件发放记录”。

7.1.3接收文件人视发放的要求予以签收。

7.1.4内部文件如有更改，须经原审批部门主管或其授权人签名确认后，按原分发名单发放，原文件正本及副本则予以作废标识或销毁，或回收所有原文件正本及副本，一并加以更改，由原审批部门主管或其授权人在更改之处签名确认后，按原分发名单发放。

7.2 外部文件

7.2.1 各部门主管/厂长收到客户提供的文件时应签名确认，注明接收日期。

7.2.2 外部文件如需发放到其它部门则需在文件上写上分发名单后才复印分发。