联建(中国)科技有限公司(United Win(China) Technology Ltd,.)为台湾胜华科技股份有限公司投资苏州的唯一子公司。胜华科技是集液晶显示器的技术研发、生产、销售于一体的专业制造商,公司成立至今已十年,年产量居全球第五位,主要从事ITO导电玻璃、TN/STN、Color/STN之液晶显示器(LCD)与OLED及其模块(LCM)之研究、设计、制造、销售、维修。
而联建科技在大陆主要从事液晶显示面板及模块的生产,产品主要应用于通讯产品、个人数位助理器、钟表、各类仪表、事务机器、汽车音响及电动玩具等行业。
至2003年3月明基逐鹿软件完成了对联建的e化项目,双方在开始之初就建立良好的合作关系,并建立了完全的信任关系,使得联建项目非常顺利的完成了。对于联建科技这类大规模生产型企业 ,处于生产一线的DL占企业总人数的一半以上。(DL: direct labor ; IDL : indirect labor) 在对DL的管理中,人事、出勤、薪资管理是管理上的难点,人员众多,但数据必须丝毫不差,查询必须一目了然。所以,在大规模的生产型企业中对DL的管理如果不采用合适的工具几乎是不可能做好的。事实上联建确实有一套自己的人事管理软件,但是其功能严重匮乏,效率低下,而且没有能够真正发挥软件的优越性,已经无法胜任企业发展的要求。
DL数量较大,人员流动性大,在员工资料、入职离职,薪资结算上是一大难题。急需采用软体来代替人工,提高工作的提高工作的效率和准确性。
考勤管理是大型的生产型企业人力资源管理活动中重要的一部分,采用传统的打卡考勤几乎没有办法进行正常的生产。采用软件绑定考勤机和门禁系统,严格管理出勤、加班,是最节省最有效的方法。
另外,联建是属于劳动密集型企业,他们原有的系统对生产安排这一块完全没有功能支持,人工安排准确度低,及时性差,甚至容易出现人员安排上的混乱,急需通过软体的快速及时准确的特性来帮助企业完成复杂加班、复杂轮班、调休等安排。
精简的HR部门与企业的迅速壮大
明基逐鹿软件的顾问进驻联建之时,联建的人员是1000多人,当时HR部门有4人做日常性的工作,每月计算薪资总是4个人一起来,就这样每月的薪资计算需要15天时间,为什么呢?就是因为各个部门的出勤单据审核然后送HR部门时间拖的时间太长了。薪资计算也会因为出勤数据的不准确而经常返工。
而如今,联建的人员已经迅速膨胀到4000人左右,但HR部门却没有因为公司的壮大而增加一个
人力,如今的四个人分工非常明确,一个人分管人员的入职和离职手续,一个人负责招募新员工,一个人负责审核每月的出勤资料,另外一个人全权负责计算薪资。每月薪资计算按照明基逐鹿软件顾问建议的流程秩序井然,出勤数据也不会像以前一样,不知道准确与否就参与薪资计算了。员工的满意度提高了,HR部门的工作量降低了,HR部门员工的工作效率明显提高。主管对于HR人员的工作绩效非常肯定,员工倍受鼓舞,积极性提高了很多,真是一举多得。
曾经的艰难
1). 沟通无限,成功无限
如果现在问起联建科技项目实施工程师张云丽当时的情况,她肯定会讲起系统刚刚实施上线的那两个月的艰辛。当时正值明基逐鹿软件Guru eHR系统试运行阶段,又赶上联建企业迅速壮大的关键时期,明基逐鹿软件顾问团队保持阵脚不乱,实施有条不紊,保证与HR人员的沟通无阻。“在项目实施最艰难的时候,我们双方的PM一致决定将原来定的每两周举行一次的PM Meeting改为每周举行一次,彻底沟通,在最短时间内发现问题,分析问题,解决问题,这是我们这个项目最终取得巨大成功的关键因素之一。” 张云丽回顾起来如是说。
2). 配合无限,绩效无限
在项目实施的头两个月,正值联建迅速壮大的关键时期,每天就有上百名的员工入职报到,HR部门办理入职手续的员工每天早上办理人员登记入职,为了不至于影响这些员工正常的刷卡出勤,必须腾出时间将当天入职的员工资料录入系统,多亏系统提供了快速录入资料的功能,否则入职员工将不能正常刷卡,不能进行加班申报,中夜班津贴无法记录,薪资无法计算……后果肯定不堪设想。 在这种情况下,还需要HR人员能够挤出时间来参与项目的实施上线,这样高的战斗力和执行力对双方实施人员都是具有挑战性的。无疑如果按部就班,那么实施周期将拖长,时间一长,双方人员都将进入疲劳状态,给项目的完全上线造成很大的压力。
然而联建和明基逐鹿软件的相关人员本着对企业e化的热忱和敬业精神,硬是把时间掰成一段,以前所未有的战斗力和执行力保质保量的完成了对Guru HRMS的完全上线。这里没有什么方法论,什么高深的管理技巧,就是相互的理解和支持。在工作中我们追求个人和集体的成就感,我们得到了。这里再一次证明了人定胜天。
3). 感染力、战斗力、执行力,三足鼎“立”
项目经理是一个举足轻重的角色,一个好的项目经理必须具备强烈的感染力,可以把自身这种完成任务的责任性、迫切性、主动性感染给他的下属,充分调动下属的积极性,大家冲着共同的目标,勇往直前;一个好的项目经理必须有顽强的战斗力,在他的眼里没有工作量的概念,只有保质保量按时完成任务的概念,这样的态度让人的战斗力得到前所未有的开发。同时一个好的项目经理必须具备坚决的执行力,执行什么?当然是客户的需求。客户是一线PM和实施顾问的直接上司,必须义务反顾的为客户解决他们面临的各种问题。
在联建和明基逐鹿软件的合作过程中,双方都积极的投入到这场没有硝烟的战斗中,Guru的PM张亚亚回忆说:“项目经理必须以自己的实际行动向双方项目小组成员传递一种紧迫感、责任感,同时又要对整个项目充满自信。”
在技术和经济高度发达的现在社会里,我们不免被许多高端的前卫科技所震慑,但是我们依然看到人才是技术的创造者,这和Guru HRMS的理念,即:人事/人力/人才三为一体,以人为中心的出发点是一致的。Guru HRMS的本身的设计融入了人本文化,在这里又一次得到了证实,我们的HRMS无法代替您真正决策,却可以让您发现人才,重视人才,培养人才……这才是道之所在,理之所崇。
因此我们可以看到一个项目从开始之初到实施成功是依赖多方面的因素的,明基逐鹿软件和联建的这次合作也不例外。但是在整个实施过程中可以感受到的是有些成功因素不会因为状况复杂而被人们忽略,相反,这些成功因素就像星星之火,愈燃愈烈,最终燃起胜利的火焰。让我们重温这些让人激动的成功因素:
1). 双方的默契配合
2). 双方项目组成员的通力合作
3). 客户方PM的认真负责
4). 企业高层的鼎力支持
5). 优秀的实施团队和实施顾问
6). 科学的实施流程
这些成功因素正是我们明基逐鹿软件人不断追求的实施法则,我们把这些星点不断汇集,不断总结,让经验复制,让经验传承,把“0”风险项目实施进行到底。
联建集团在当初
项次 要求
1 要求软件曾经在多家大规模公司应用经验,系统使用弹性大,可满足多种需求
2 优秀的顾问团队,实施顾问具有相同行业企业,本土化的实施经验
3 具有强大的研发团队作为后盾,为将来软件升级做准备
4 优秀的服务团队提供优质的服务,三分软件,七分服务
GURU源自于明基集团,立足于苏州,200-300名优秀的RD组成优秀的开发团队,新产品、新版本不断推出,不但研发实力强大,而且行业经验丰富。HR产品推出不久,在华东这片孕育着巨大商机的市场上已经具有几十家客户,版本总结和集成了包括明基、仁宝、华宇等多家客户成功的管理经验,在大型制造行业中堪称经典。
明基逐鹿软件为联建提供的实施方案 一流企业,一流选择
1). 先导培训准备(four days)
1.联建整理公司的组织架构,定义组织
架构中每个部门的中文名称,英文缩写;
2.联建提供Guru实施人员规章制度文
档(包括各种请假、加班制度,出勤
类别制度,班别类别,全勤奖金、中
夜班津贴的发放规则、薪资项目);
3.联建科技分配GuruHR项目系统管理员;
4.确认先导培训的时间安排,人员安排;
5.明基逐鹿软件顾问提供先导培训的课程安排表,
2). 先导培训/现状分析(three days)
1. 讲解系统标准流程,系统设计理念
2. 根据顾问提供的OA Questionnaire收集联建科技目前的作业流程,了解联建目前人事、出勤、薪资等方面的规章制度,特别是人事管理中对于休假、加班、津贴、中夜班、出勤方面的相关规定;薪资科目的类别和作业流程;员工的薪资福利政策等
3. 此阶段联建科技需要配合实施顾问提供一下一些文档:
· 联建科技组织架构(包括部门名称,部门代码)
· 联建科技假别名称及其给假方式,扣款规则等
· 联建科技薪资科目及其代码
· 联建科技用餐规则
· 联建科技各种班别,轮班别的种类及其上下班时间,休息时间的规定
· 联建科技刷卡数据格式的相关文档
· 联建科技全勤奖金的规定,各种津贴的给予方式,各种基金规定
· 联建科技的一些特殊的规定
3). 需求与功能对映/差异分析(four days)
1. 对联建科技的实际情况,对映系统的流程,进行需求与功能的对映(Mapping),针对有
差异部分,顾问给出可行的解决方案与客户进行充分的沟通,最终达成共识;
2. 若差异部分实施顾问撰写Gap Report 文档,与联建PM沟通并确认最终的方案。
3. To-Be确认
4. 文档的确认
To-Be Document确认
Gap Report确认
4). To Be前确认(three hours meeting)
对于目前还没有确认的问题进行确认
5). Setup 设定参数(three hours)
1. 施顾问讲解各模块分别对应参数的实际含义,协助负责人进行参数设置
2. 定依据是To-Be Document确认的内容参与人员:各模块的主要负责人及其系统管理
员
6). 单模组试运行(one month)
1. 系统培训
2. 测试
7). 整合试运行(four days)
1. 综合测试
2. 试算薪资
8). 系统上线与验收(two days)