企业管理:应用时间管理提高工作效率

工作任务的完结作为一项技能常常被低估甚至忽视。但是，一直以来，对工作任务完结的重视总是能够提高整个企业的运营效率，改善整个企业的运营表现，带动整个企业生产力的提高。

如果你能够帮助自己手下的员工在工作中应用时间管理流程，那么你就能够帮助他们提高生产力和工作效率。如果你手头有失败的项目，有需要重新完成的工作，或是你发现自己手下的员工在过去几周的时间里为了完成一些重要的工作任务而变的近乎疯狂，那么时间管理流程的应用就显得更为重要了。

记录详细的活动日志
要想使工作任务的完结得到改善，一个有效的起始步骤就是让自己手下的员工记录详细的每日活动日志。我比较喜欢这样一种日志格式：在日志的左手栏里以半个小时或是十五分钟为间隔列出每天的工作时间，在日志的上方列出活动的负责人、活动种类（每天的工作任务、每周的工作任务等）、活动的起/止时间、活动的预计持续时间、实际持续时间以及备注。

要指导自己手下的IT员工应用日志来记录他们每天进行的各项工作。要向他们解释清楚，记录日志的目的并不是出于微观管理的需要，而是为了帮助员工中的管理人员来提高自己所领导的员工的生产力和工作效率，同时也改善自己的工作表现。

IT管理人员要列出所有的活动：休息时间、公司其他部门的朋友路过时交谈所花费的时间、完成项目/操作/小组任务所花费的时间、与朋友或是爱人通电话所花费的时间或是处理个人事务所花费的时间。为了确保应用时间管理流程的成功，任何一项活动都不能被漏掉。

评定日志
当你手头有了一周或是两周的日志时，让手下的员工将所记录的时间填写到活动栏的每一个种类当中。然后让他们把每周的总时间累加起来。这样他们就会开始意识到优化时间应用的现实途径，并因此而改进完结工作任务的水平。

这是建立一种能够加强企业范围内的时间管理的企业文化的开始。接下来的一步就是开始对工作中的时间花费情况进行评定和分析，对于下面几个方面要特别引起注意。

浪费时间的活动
让你手下的员工看看时间看上去都浪费在了哪些活动上，比如说打私人电话、喝咖啡休息、同路过的公司里的朋友谈论与工作无关的事情或是上网进行一些个人浏览。这并不是说这些方面的活动必须避免——任何人都需要休息，都需要处理一些合理的个人事务。

之所以要这样做仅仅是出于分析的目的，要看看时间浪费在了哪里，让大家对此有清醒的认识。员工们经常会为在琐事上花费了大量的时间而感到惊讶不已。随着对时间花费情况真实了解的不断深入，员工们很容易找到更为明智的利用时间的方法。这才是工作任务完结或企业时间管理的真正开始。

项目持续实际时间与预计时间对比
了解项目持续的实际时间与预计时间的对比能够给我们带来很多的意外和收益。通过对自己的工作活动的追踪，管理人员们能够对他们认为一个项目要持续的时间同实际持续的时间的对比有一个清楚的认识。这种认识能够使他们对完成工作任务所需要的时间的预计得到改进。项目持续时间的预计将变得更加实际，从时间、成本及范围等多个方面来看，公司的项目计划也将因此而得到极大的改善。

同样，随着这一过程的不断改进，操作任务、小组任务以及其他各项任务的时间预计也将更为准确。由于对无法如期完成工作任务的原因有了更为清楚的了解，员工们也能够找到更好的如期完成任务的途径。对项目持续的实际时间与预计时间的对比的了解不仅能够使对项目持续时间的预计变的更为准确，而且能够使员工的时间利用情况得到改进。

通过对项目持续时间预计的更为清楚的认识，管理人员在为每项新的工作任务预计工期时将更为准确，在现有工作任务的工期需要重新计划或是调整时也能够有所意识，并且不会由于不合理的时间预期而引起时间管理上的问题。

工作任务延期
时间日志评定/分析过程中另外一个颇具价值的要素就是了解重要的工作任务为什么会延期。项目延期可能是出自多方面的原因——员工可能觉得工作太难或是太枯燥、他们可能害怕失败、或是缺少工作的动力。在日志的帮助下，管理人员可以了解到造成工作任务延期的原因，并且在此基础之上找到防止这种情况出现的办法。

会议
如果员工们能够对自己的工作时间安排有更好的了解，能够将各种会议同自己的工作更好的协调，那么才能使他们避免在会议上浪费不必要的时间。他们能够判断出哪些会议是有意义的，哪些会议是没有意义的。没有必要的会议很容易就能判断出来。

要通过各种方式来提高可行性会议的时间利用率。通过对会议目标、日程和预期的交流可以使所有的与会者对会议内容有更好的了解，更好的进行准备，这样有利于节省会议时间。

安排新的工作任务
时间评定过程能够让管理人员了解空闲时间在哪里。新的工作任务不管是来自哪里——来自项目需求也好、来自操作需求也好、来自小组需求也好，哪怕它就是一个特殊的项目也好——都能够得到很好的安排。时间评定过程的不断反复能够让员工更好的预计工作时间，真正能够按照工期完成任务。在需要的情况下，某些任务的工期可以重新规划。

项目任务、操作任务和小组任务的时间预计将变的更为实际。企业的项目计划也将得到改进。在此基础之上，很多时间管理问题都能够被避免。

分配工作任务
时间管理流程的另外一个好处就是能够使IT管理人员的工作分配得到改进。这有助于他们帮助员工更好的完成工作任务。

还有一个好处就是管理人员能够很清楚的找到适合每项工作任务的最佳人选。

从员工会议上获取更大的价值
员工会议应该定期举行，但是这些会议对时间的浪费有时会令人觉得难以置信。时间评定通常能够使这种状况得到改善。

对所有的小组任务、分配情况、起/止时间、预计工期、实际工期以及备注的随时记录可以为员工会议的准备和管理提供一个非常有效的工具。

通常，要指定专人对会议内容进行记录，适当更新小组工作计划，并且在下一次会议召开之前将所有的有关材料发送到所有的与会者手中。这能够使员工们及时纠正问题，及时对工作计划进行更新，并且为接下来的会议做好准备。

已经完成的工作任务可以从主要计划当中转移出来，转移到一个独立的区域当中。计划主要是列出现在正在进行的工作任务，作为小组时间管理的工具。同时，计划还能够提供那些极为有益的已经完成的项目的详细资料。

我曾经遇到过无数次这样的情况——上级领导要求了解同小组工作成就有关的信息，或是我自己需要了解一些细节问题。出于多种多样的原因，你需要对小组的工作成就有所记录，如果没有这种记录的话，想要收集你需要的信息将会是一项要花费大量的时间的任务。

最后，这样处理员工会议能够使时间的利用和知识的传递更为有效，从而使小组工作任务的完结得到极大的改善。

交流与完结
在每天的工作当中，管理人员都要面对大量的评议或要求，这些评议或要求可以是来自公司的经理主管人员、高级管理层、中级管理层、直接领导，也可以是来自分析家和生产线上的工人。为了确保重要的交流能够转化成目标乃至最终的工作成就，某种形式的记录工具同完结工作任务的能力的结合是最为有效的。

日历、PDA、笔记本电脑或是台式机、甚至是简单的记事本都可以用做记录的工具。可以建议你手下的员工应用一种很好的办法，那就是要立即阐明要求和意见，避免日后在交流上出现误会。

最后的思考
应用了这些技巧之后，你将会发现管理人员和员工在时间管理方面有了明显的改进。员工的工作效率、工作表现和生产力都得到了显著的提高。