高互动性的工作,让员工的存在价值比以往更高,不再轻易地被机器设备所取代,却也高度挑战企业在这个潮流中人力资源管理的能力。
当企业与组织不断借自动化和全球化的力量,一波接一波地削减人力成本、提高竞争优势之际,任何可能被机器或代工业取代的工作者心中莫不惴惴不安,就像高速公路ETC系统上路之后,预计6年内将完全取代人工收费员一样,趋势如此,从业人员也只能无奈地接受事实。
从组织的角度来看,节省人力成本固然值得欣喜,但这样的竞争力却无法维持太久,原因是借助新技术和调整组织结构所取得的成本优势,很容易被其他竞争者模仿——你投资复杂的电脑软件,别人也做得到;你远赴他国,委外代工,别人立刻跟进。于是付出心血虽多,竞争却越发惨烈。
有价值的员工不易被取代
麦肯锡季刊近期刊登的一篇文章便针对这种现象,提出值得参考的观点:过去组织精简人力、提高生产力,着重的是从原物料变为产品的转化型(transformational)生产工作,以及大体而言不涉及复杂决策与人际互动的交易型(transactional)事务工作,这两类工作多半属于常态进行的例行公事,因此流程可以很容易被切割、精简,然后用机器或更便宜的他国(地区)劳动力取而代之。
但是组织不能用相同方式对待最有价值的员工,他们的工作特质是涉及大量人际互动和决策,譬如管理者、业务员、客户服务代表、艺术指导、医护人员等,他们互动的对象包括其他员工、顾客、供应商等。他们以本身的知识、判断力、经验和本能为基础,做出复杂的决策。这种工作称之为内隐型(tacit)高互动工作,因为从事者的工作能力来自个人经验,属于非言辞所能传递的内隐知识。
根据麦肯锡的研究,如今许多公司里高价值决策者的人数和重要性双双增长,亦即组织里解决问题的人增加,执行业务的人减少,消长之余,企业的组织方式也跟着改变。
此外,从事复杂互动性工作者的薪资较高,他们对公司吸引顾客、竞争、获利等能力的影响深远。如果企业懂得善用内隐型员工,并能设法提高他们的生产力,不但潜在利益庞大,而且所获得的竞争优势将能长期维系下去,不必担心同业跟进和模仿。
细看内隐型工作的性质,可以发现最关键的特征是互动性强,如搜寻、协调、监督职务都在其内。这几年来发达国家的高互动性工作之所以越来越重要,幕后推手就是如火如荼的专业分工、全球化、技术创新,这些动力不约而同地强调沟通互动,同时促成电子邮件、及时通讯等廉价与轻松的互动方式。
目前美国只有15%的受雇人力从事直接生产的转化型工作,其余就业者的工作或多或少都牵涉到与他人互动,只是每一项工作的互动比例高低不同,对企业的价值也有不同,譬如记录零件出货到某仓库的流程算是例行互动,而管理供应链却是复杂互动,两者所创造的价值差异极大。
过去6年来,美国就业市场中内隐型工作成长迅速,比交易型工作的成长快了两倍半;自1998年以来,美国创造的就业机会中,高达7成(450万个)的职务涉及判断与经验,对内隐型员工的需求仍然在增加,几乎所有公司都殷切需求经验老到的第一线管理人员。
善用内隐型员工提高竞争力
站在企业的立场,既然内隐型员工的需求量大,加上这类员工的雇用成本高昂,因此设法提升其生产力就变成企业的重要课题。过去改善员工生产力的重心放在交易型与转化型员工的身上,如今必须转移焦点,否则缺乏生产力的内隐型员工一样会成为公司的成本负担。
提高内隐型员工绩效的重点不在于公司内发生多少内隐型互动,而是这类互动应该为公司带来多少附加价值,因此流程设计与绩效改善都与以前的方式迥然不同。由于内隐型工作大量互动的特征使然,企业必须采纳全新思维,调整组织结构,并善用创新技术,使结构松散的团队致力于更有效的合作。
想要改善内隐型员工的生产力,企业主管首先必须意识到两项重要改变:
1、企业用来改善内隐型员工绩效的科技、运用方式与过去有很大差别。
机器无法辨认未经编码的模式,无法解决新产生的问题,也无法察觉人的情绪反应并采取适当的对应行动,换句话说,它们不能像过去取代交易型员工一样,那么轻易的取代内隐型员工。反之,企业可以通过截长补短和拓展机器内隐能力与活动的方式,让内隐型员工如虎添翼。
2、利用科技提升效能的万灵丹很难复制到内隐型员工身上。
观察过去10年来企业提高员工生产力的方式,就可以明白他们之所以成功,主要是因为其采纳了其他公司证明有效的管理实务,通常也涉及引进新技术。
举例来说,美国百货业龙头沃尔玛率先开发出多项自动化流程,将原先必须依赖人力的交易型活动(如追踪货物、与供应商交换商情、预测需求等)转变成自动化过程,因此能迅速攻下大片江山。接下来大部分百货零售业者也群起效尤,纷纷采用沃尔玛的创新技术,因此产业整体的生产力也随着提高。
然而内隐型工作的成功典范却很难复制,优秀员工的互动与决策能力是模仿不来的,他们善于利用有形与无形资产的智慧,更不能转化成电脑软件或作业流程图,然后推广到其他同业。
利用技术与组织来改善
基于上述两种改变,有心的企业仍需要考虑从技术和组织两方面,改善内隐型员工的绩效。
以技术而言,虽然科技无法替人做决策,但是运用适当的技术,却能够尽量减少公司的低附加价值活动,让员工专心从事高附加价值的工作;技术也有助于提高内隐型员工的决策品质、速度、规模,譬如运用电脑软件和资料库去搜集、过滤资讯,并可迅速正确理清重要趋势。
在组织方面,建立良好环境鼓励内隐型员工探索新点子在较扁平的组织(团队导向架构)中运作、自动自发工作,都是提高内隐型员工生产力的可行性组织调整。此外,人力资源部门也应该尽量雇用、培养内隐型员工,并找出合适的管理与绩效评估制度。虽然目前仍欠缺保证可行的途径来建立这样的组织模式,但企业必须在困难中摸索,但正因为如此,一旦建立起优势,将可望在竞争局势中长久立于不败之地。