案例1
一家工厂的管理层希望生产线的员工自带咖啡，并且为了节省时间，休息时要在机器边喝咖啡，而不是在咖啡厅，公司做得非常直率和坦诚。在员工大会上，管理层展示了工厂用电情况统计表，说明在用咖啡前后15分钟里用电量不足正常用电量的一半，更何况在休息期间正常生产的损失。他们这一恰当例子证明，长时间停工或开工不足会造成利益损失。耗电图很令人信服，员工欣然接受了新的休息制度。
沟通的重要性
此则案例说明：在一个组织中，沟通有其不可或缺的存在价值。管理层与管理层、管理层与员工、员工与员工之间都需要沟通来掌握和传播信息，交流思想。信息在人与人之间的传递是为沟通。沟通是一种通过传递观点、事实、思想、感受、和价值观而与他人相接触的途径。其目标是使接受者理解信息的含义。主管和团队领导传达各项指令，同事之间了解工作进度，无论上与下还是同层之间，都要充分借助沟通的力量来保证工作协作的正常运转，使组织内部成员之间互动地把握自己与他人、与总体的动态联系，从而推动组织的发展。
开放式的沟通
上述案例中，员工的积极反应就证明了沟通的重要性和必要性。同时还揭示了一个道理：开放式的沟通往往好于受到限制的沟通。开放式的沟通给予各种异己观念疑惑以存在空间，但在最终会让正确的管理决策以绝对的优势占据主动。这不同于硬性的灌输和强硬地推行，那只会造成不必要的误解甚至怨恨。实践证明也是如此，如果员工知道管理层将怎样处理问题并且为什么要这样做，他们通常都是很乐于合作的。于是开放式的沟通在一定程度上是降低了信息传递的成本的。
开放式的沟通不仅指管理层与员工的沟通，还特别着重管理层之间的紧密接触。管理层的作用是关键的。因为管理者不仅发起沟通，而且向员工传递和解释信息。 管理者如果自身对信息缺乏足够的把握能力和解释能力，那么他传达出的信息很有可能不能完全被员工接受、理解，或是为其他管理层的人员提供充分而且足够必要的信息资料。所以管理者自身对信息应有高度的认识管理能力。他不仅是一个信息的载体更是信息处理者，其处理信息的方式很大程度上影响着周边人士的行动和决策。况且，管理所涉及的领域相当宽广，是围绕人所进行的一系列浅层或深层的规定或关怀。那么，就更加需要对最相关乃至次相关的信息做全面而精确的处理，需要充分利用组织沟通链。–假设我们的每一个信息载体（包括物质化和人性化的软载体），我们因其紧密相连而称其为组织沟通链。可是，组织沟通链中绝大部分的沟通环节又都存在于管理群体中，由于每个环节都可能造成信息流失，那么层层积累到管理层尤其是高层管理层，信息流失的可能性就更大了。这会很大程度上影响管理决策的制定及其正确性。管理决策的正确与否取决于能否在综合各有关方面信息资料的基础上筛选最有效信息并作出正确判断。故而管理决策一方面取决于决策制定人的水平，一方面也是关系着几乎所有人和所有活动的总规性的大事件。由此可见开放式的沟通为组织沟通链运作过程中信息损失的尽可能最小化提供了必要的前提。
但是开放式的沟通并不是很容易做到的。在沟通过程中存在着各种潜在问题和沟通障碍。沟通是双方的事情，即双向沟通。发信息者将信息传递至接收者，以期得到某种反应。但信息发出者决定不了双方能否合作，即达到自己预期的目的。所以即使是双向沟通，也会带来一定的麻烦。
潜在问题
两个人在试图建立起双向沟通时，会发现彼此之间在某些方面存在着很大的分歧。当他们表露各自的不同观点时明显会变得更为极端化（polarized)，或采取更为极端的观点。由于害怕输掉辩论及可能造成的难堪，人们往往抛弃逻辑和理性，采取防御式推理(desnsive reasoning)。他们指责对方，有选择地收集和使用信息，设法使自己掌握和控制局面，压抑消极情感。防御式推理是用来回避风险和掩饰无能的，但它通常都产生意欲控制和争强好胜的动机。 这些动机无疑会防碍有效的沟通。另一个可能存在的问题是认知失调（cognitive dissonnance)。这是指人们被动接触到与内在价值观、先前的决策或其他已有的信息不一致的信息时，所产生的内心冲突和焦虑。人们对这些失调感到不舒服，就会想方设法消除或减少它。他们或者会设法获得新的沟通信息，或者改变自己的解释及成见，或者变更已有的决策思路、或者改变自己的价值观。这是促成双向沟通向良性方向发展的积极做法，但实际上，人们很可能不承认或者干脆拒绝相信不和谐的信息，抑或以某种方式使其合理化。
信息传递者需要谨慎得进行沟通。因为沟通不仅为他人提供了可能的评价依据，也是一种自我表露的有效形式。当我们说话时，不仅是我们在袒露自我的过程，更是一个他人借此对我们进行评价的分析过程。沟通的这一特点迫使我们设法保全面子（face-saving)，–试图使自己心目中关注的自我不受曲解或误解，亦即自我观念免受攻击。当别人说出了我们不希望听到的话时，我们的自尊受到了威胁，并很可能转化为怨恨。有时，对方也会因自己说过有伤我们自尊的话而懊悔。虽然那些令人”懊悔”的话常常并非有意，但还是在接收者的心中造成了相当痛苦的感受，为双方的关系的恶化紧张种下了祸根，其最甚便是双方绝交。此类令人懊悔的话包括很多种形式，例如，直率的言语冒犯、人身攻击、老套的毁谤、讽刺性的批评或其他有害的信息。在情绪化的对峙和动机性很强的冲突中，人们经常说出令自己懊悔的话，请看下面的例子：
案例2
Damian（会计主管）和Janny（营销主管）一同面试了一批审计职位的应聘者。随后她们和三个其他部门的主管一起确定最后的人选。当Janny提出她看到某个应试者的缺点时， Damian立刻尖锐地质疑Janny评价审计技能的能力，因为后者毕生的职业都是搞营销。Janny自然对自己受到的攻击感到非常气愤。事后，虽然Damian向她道了歉并声称对此事非常懊悔，Janny却对此事一直耿耿于怀。
下面再说沟通障碍。
即使接收方能接到信息并尽力解码，各种干扰仍会限制对信息的理解。这些障碍就像噪音，妨碍沟通，它可能出现于物理环境，或是产生于个人的情绪。噪音能使沟通完全无法进行，或是过滤掉部分内容，或是歪曲信息本意。沟通障碍有三种类型：个人障碍、物理障碍、和语意障碍。
个人障碍（personal barriers)指由于人的感情、价值观、或者不好的倾听习惯而造成的沟通障碍，另外还包括人们在受教育程度、种族、性别、社会经济地位、和其他方面的差别引起的沟通障碍。个人障碍常常与人之间的心理距离（psychological distance)–一种感情上的距离有关。它很类似于实际的物理距离。例如，甲用盛气凌人的语气与乙讲话，乙对这样的说话方式很反感。它的反感就导致两人之间的心理距离。
我们的感情是无时不在的知觉过滤器，我们看到的和听到实际上都是我们的感情所愿意接受的东西，所以沟通实际上是由我们的期望所引导的。另外，我们所沟通的实际上是我们对客观事实的解释，而不是客观事实本身。就像有人说过的，”无论你怎样描述一个事物，事实并非如此。”意思是说，传递者只不过说的是受情绪过滤的知觉内容。在这种情况下，如果沟通双方的知觉能够比较近似，他们的沟通将会更有效。
物理障碍（physical barries）指在人们沟通的环境中存在的障碍。一个典型的物理障碍是突然出现的干扰噪音盖过了说话的声音。其他物理障碍包括人和人之间的距离，墙，或干扰无线电信号的静电。当物理干扰出现时，人们通常会意识到，并采取相应的措施予以补偿。
物理障碍可以转化为积极的因素，方法是通过生态控制（ecological control），传递者使环境发生改变从而影响接收者的感受和行为。请看案例3
案例3
过去，每当有人来访时，Carmen Valencia 都生硬地坐在办公桌后面，使对方远远地坐在桌子的对面，这种安排产生了一种心理距离，明显使她成为交谈中的领导和优势者。这使得来访人不会很愉快，也影响交谈的质量。后来，她重新布置了办公室，使来访者和她坐在办公桌的一侧。这种安排使与来访者的交谈更易接受，更为平等。它的另一个优点是，在她的办公桌上开辟了一个工作区，以便相互审阅工作文件，当她希望与来者，特别是她负责的团队成员建立更为非正式的关系时，她还会绕到办公桌前面，坐在靠员工比较近的沙发里。
此案例中，Carmen的做法还说明了沟通双方如何维系适当的物理距离以获得有效的交流成果。不过距离的远近对交流的影响还与文化内部及不同文化中有关人际空间的不同行为与感受有关。在美国，一般做法是密友之间的亲密交往可在相当近的距离内进行，（如6到18英寸）。熟人之间的谈话往往保持3-4英尺的个人距离，而在工作场合，同事间的工作交谈一般为4-12英尺的社会距离，公共场合还要远一些。而在一些阿拉伯国家里，工人之间通常保持十分密切的接触。因此信息传递者应当了解文化规范以及接收方的偏好，适当调整自身的习惯，并努力理解和适应他们。
语义障碍 语义学（semantics）是有关语义含义的科学，与研究的语音学相对应。沟通可以说几乎全是符号的沟通，是使用有特定含义的符号（文字、图画和动作）实现的。这些符号在设立之初和使用时都有强烈的偶然性和主观性，能否准确地表达清楚所指是一件困难的事情。况且，在信息传递过程中，又存在着接受者的解码和解释，这又很大程度上与接受者的阅历，知识储存、和相关的情境有关。所以，在语义传播中，不确定性是难免的，这就需要交谈双方采取广义范围内的合作原则，需要双方的共同靠近。 (来源：中企人力资源管理网)