许多管理者常常是非常拙劣的委派者，他们虽然也分配工作，但对工作的情况、下属的情况却不完全了解。他们常常把工作分配给不适当的人去做，结果自然不会好。等到浪费了很多时间以后，他们不得不卷起袖子亲自去做。这样一来，不仅浪费了时间和金钱，而且打击了下属的积极性。
现代管理者的一个非常重要的职责就是要把工作委派给别人去做。怎样做到有效的委派呢﹖美国的皮尔斯提出了正确委派工作的七个步骤。如果你能认真地遵守这些步骤，就能够提高自己的管理能力，改进部门的工作，提高企业的效率，把自己从具体事务活动中解放出来。
第一步：选定需要委派他人去做的工作。
认真考察要做的各种工作，确保自己了解这些工作都需要做些什么、有些什么特殊问题、复杂程度如何等，在你没有完全了解这些情况和工作的预期结果之前，不要轻易委派工作。
当你对工作有了清楚的了解以后，还要使你的下属也了解。要向处理这件工作的下属说明工作的性质和目标，要保证下属通过完成工作获得新的知识或经验。最后，把工作委派出去以后，还要确定自己对工作的控制程度。如果一旦把工作委派出去，自己又无法控制和了解工作的进展情况，那就要亲自处理这件工作，而不要再把它委派出去了。
第二步：选定能够胜任工作的人。
建议你对下属进行完整的评价。通过谈话，如果你发现有的职员对自己的工作了解很深，并且远远超出你原来的预料，这些人就可能有担负重要工作任务的才能和智慧。
第三步：确定委派工作的时间和方法。
委派工作的最好时间是在下午。你要把委派工作作为一天里的最后一件事来做。这样，有利于下属为明天的工作作准备，为如何完成明天的工作做具体安排。还有一个好处，就是职员可以带着新任务回家睡觉，第二天一到办公室便集中精力处理工作。
面对面地委派工作是最好的一种委派方法，这样委派工作便于回答下属提出的问题，获得及时的信息反馈，充分利用面部感情和动作等形式强调工作的重要性。
第四步：制定一个确切的委派计划。
有了确定的目标才能开始委派工作。谁负责这项工作﹖为什么选某人做这项工作﹖完成这项工作要花多长时间﹖预期结果是什么﹖完成工作需要的材料在什么地方﹖下属怎样向你报告工作进展？委派工作之前，必须对这些问题有个明确的答案。你还要把计划达到的目标写出来，给职员一份，自己留下一份备查。这样做可以使上下双方都了解工作的要求和特点，不留下错误理解工作要求的余地。应该让这种委派计划指导有效委派工作的全过程。
第五步 委派工作。
你要肯定地表示自己对下属的信任和对工作的兴趣。像“这是一件重要工作，我确信你能做好它”这样的话，可以对下属发挥很大的激励作用。
第六步：检查下属的工作进展情况。
检查委派出去的工作进展情况是很有技巧的事。检查太勤会浪费时间；对委派出去的工作不闻不问，也会导致灾祸。
一般地讲，你既然把某项工作交给了下属，就要相信他能胜任这项工作。因此，每周检查一次工作也就足够了，但要鼓励下属在有问题时随时来找你，另外还要让他们懂得你不鼓励不必要的打扰。
第七步：检查和评价委派工作系统。
当委派出去的工作完成以后，你要在适当的时候对自己委派的工作进行系统的评价，以求改进。评价过程中的一个重要方面是要实行奖励。怎样奖励一个工作做得好的助手﹖许多情况下，管理者“奖励”给下属的往往是更多、更重要的工作，赋予新的工作责任是对下属的奖励，但一味地加重工作负担却是不妥当的。（晓群）