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管理技巧:给下属足够的话事权

给予下属足够的话事权,至少有两大好处:一是大大增强下属的参与感与满意度;二是显著提升下属的工作技能与工作效率。管理者一旦从日常的琐碎事务中解放出来,就能集中精力转而关注组织和部门的长期战略规划问题。

在组织的管理中有效授权,使各级下属真正参与到组织的管理和发展中,这是一个非常值得探讨的话题。以往管理者习惯于采取分派任务、分摊责任的方式,并要求下属按照管理者的思路去工作。时下的组织则有所不同,更提倡大刀阔斧地改革传统的管理方式。管理者不再是简单的管理者,他们必须成为领导者。他们必须学会向下属授权,让下属参与决策。

作为管理者,你可能常常感到下属的积极性不够。但你未必知道,没有给下属适当的话事权也会影响下属的工作效率。管理者必须学会给予下属话事权,激发下属对工作事项的参与感和积极性。所谓话事权,实质上也是一种授权:一是要给下属提供在某些事务上表态的机会;二是要给下属提供在某些事务上决策的权限。

成功的管理者能把下属带进工作的全过程,有效地衔接部门、上下级的工作联系。他们能够创造一种自由学习的环境,引导下属汲取各种教训,并将学习所得运用于实际工作中。他们还能将整个组织的价值观念和远期愿景与团队分享,和下属建立一种融洽的工作关系,并指挥若定、全心投入地实现公司的战略目标。

也许这种新的管理模式会使一些管理者觉得有威胁感,他们担心自己会变得无足轻重、可有可无。不愿授权,也许能维持你目前的职位,但却使你难以获得新的突破,业绩进步自然成了一句空话。

要想在组织内成为一名价值非凡的领导人,你必须注意以下五项工作要点:
要点之一:了解下属情形
要全面了解下属的职责、技能及多种背景。如果你想通过授权来有效地执行指挥权,就要切实把握下属的教育背景、从业经历、职业技能、人生期望、兴趣爱好、家庭状况,做到人事匹配、人尽其才、才尽其能,使员工与工作搭配得天衣无缝。
要点之二:培养倾听习惯
倾听是管理者必备的技能之一,能有效地促进你与下属的关系。养成倾听习惯十分重要,这意味着你以一种愿意接受新的建议的态度去倾听下属的心声。当你表现出主动倾听的态度时,就等于告诉下属你愿意给他们充分的决定权。
要点之三:明确工作目标
你必须意识到,你和下属的工作只是整个组织工作的一部分。因此,必须明确各人的工作目标并巧妙地进行配合。在分派工作任务时,你应当起到一种沟通桥梁的作用。你必须让下属了解他们的工作对其他部门及整个组织的影响程度,引导他们主动地作出最有效率的决策。
要点之四:提供成长机会
管理者必须向自己的下属提出鼓舞人心的远景目标,这一点非常关键。这里所说的“鼓舞人心的远景目标”不仅包括组织发展的远景目标,而且还包括个人成长的远景目标。总之,管理者必须让下属意识到:只有在为组织履行更多的职责之后,个人才能拥有更多的成长机会。
要点之五:训练反思能力
在下属完成一项工作后,应及时鼓励他们进行必要的反思。具体说来,就是要检视一些指标,包括任务如何进行、为何如此进行、有何值得借鉴之处等等。
一旦切实掌握了以上五项工作要点,多数管理者就一定能够拥有一个协同度更高、凝聚力更强的优秀团队。
三大管理原则
原则之一:切忌事必躬亲
许多管理者认为,只有亲自处理具体事务才能确保团队完成重要任务。对于这些管理者来说,最大的挑战也许就是改变事必躬亲的工作方式。只有学会给予下属充分的话事权,让他们帮助你解决问题,你才能避免陷入具体事务的纠缠。
张经理在企划部做了三年,最近升为项目经理。每当团队的工作进度落后了,他就亲自上阵。可是,他做得越多,下属做得就越少。更令他苦恼的是,下属越来越消极,就连显而易见的问题也要等待他的指示。下属们都认为,经理之所以这样做,是不满意他们的工作效率。张经理终于明白了,自己的工作不是亲自处理具体事务,而是为下属提供方向、动力和工具。
管理者应该经常反问自己这样一个问题:“怎样才能既为那些需要帮助的人提供帮助,又不必亲自为此花费时间?”
原则之二:切忌无所作为
管理者给予下属话事权时必须有主见,必须保持基本的做事原则。同时,你还得通过工作业绩来树立自己的威信。
王经理刚刚上任时,下属们对他很不以为然,仍习惯于前任经理的工作方式。于是,王经理首先抓了前任忽略的两件大事:第一,理顺和关键客户的关系,为公司争取更多的潜在客户;第二,凡是涉及细节问题,都让下属们放手去做。王经理的目标很清楚:通过正确决策,让下属信服他的领导能力,并及时指导下属的工作,最终领导团队克服前进中的困难。
原则之三:切忌假充内行
莫拉维克说:“不要假充内行,那样注定会失败。我告诉我的下属,我们的角色是不同的:我的工作是整合资源,而你们则是专家。”只要善于把握角色,外行也能领导内行。在一个陌生的领域,下属往往比管理者更内行。在这种情况下,给予下属话事权会带来意想不到的益处。
赵小姐被任命为一家冰激凌公司的物流设计小组经理,她必须实现个人技能的新跨越。她在产品设计部工作过三年,但现在必须转入物流设计。此外,她还面临一个更棘手的问题:他们的工作在公司中没有先例可循,她和下属都不知道如何开展工作。她的解决办法很简单,也很有效:“给予下属话事权,大家集思广益。”她认为,要想领导一个团队,必须学会领导团队中的每一个人。下属各有各的优点、缺点、偏好、盲区和痛处,关键就看你怎么领导他们,怎么充分发挥他们的专长。

心理学家和团队专家哈维·罗宾斯一针见血地指出:“对于管理者来说,最重要的技巧就是学会与各式各样的人打交道。你得真心诚意地帮助他们,而不是站在那里简单地发号施令。只有这样,他们才会始终如一地跟随你。”(李余利)

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