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企业管理:突发招聘 HR如何救“火”

张登印 北京智鼎管理咨询

小王是某公司的人事经理,前几天CEO说有一个大的房地产项目将要上马,须在一个月内招聘到30名专业人员。原来小王所在的公司一直在北京郊区策划一个房地产项目,两年来因各种原因未能审批下来,这几天项目终于获批,并且需要马上配合当地政府的工作,在最短时间内派驻相关人员开展工作。这下可把小王急坏了,到哪里立即招到那么多人呢?而且,按照正常的工作计划,年初的重点工作应该是进行人力资源规划和绩效考核体系设计,目前这两项工作已经使小王和人力资源部的同事们加班加点了,如何再抽身应付这么急的大规模招聘?HR遭遇了突发性招聘之“火”。
招聘缘何总突发
现实当中,很多企业都有突然需要在短时间内招聘大量人员的情况,这种“突发性招聘”常常是令HR非常头疼的问题之一。之所以发生突发性招聘,一个很重要的原因是企业的人力资源规划没有做好,对人才需求的数量和质量缺少预测,所以也就无法做到事先充分准备。而人力资源规划能否做好,很大程度上取决于企业战略规划是否完备,具体又可分为以下三种情况。

情况一:缺乏必要的战略规划和人力资源规划,HR到处“救火”
  
  实际上,许多企业根本没有战略规划,当然人力资源规划也就无从谈起。一个软件公司的人力资源部门主管这样抱怨:“管理层做事想起一出是一出,我的主要工作就是救火。今天A部门提出要招人,明天B部门出现员工关系问题,后天C部门可能又出现薪酬不公平的投诉。有时刚为A部门招到了人,他们却又不需要了。这些问题往往都被直接捅到总经理那里,我三天两头要跑总经理办公室,每次都会领回来一堆令人头疼的问题。”所以,这种情况下,突发性招聘往往就在所难免了。
  
情况二:企业虽然制定了战略规划,但缺少人力资源相关内容
  
  出现这种情况的原因之一便是企业高层管理者对经营和市场格外注重,资源和注意力主要向这两者倾斜,但对人力资源管理缺乏应有的重视和实际行动的支持。比如,某化工企业董事长天天喊着重视人力资源,但在召开重要的、与企业战略有关的会议时,却从来想不到让人力资源经理参加,也很少与人力资源部针对企业战略和人力资源战略进行沟通,所以人力资源工作根本无法为企业战略的顺利推行提供人员方面的保障。这样,常常是到了各部门急需新人上岗的时候,才向人力资源部提出招聘需求,使得人力资源部措手不及、非常被动;而且如果人力资源部不能在特别短的时间内把人招到,便会成为用人部门的众矢之的。
  
情况三:有的企业确实很难制定非常明确的战略和人才规划
  
  像本文最初提到的房地产公司,新的房地产项目受客观环境影响非常大,不以企业的意志为转移,对于项目的进展无法做出准确预测。还有一些受季节性或项目影响比较大的企业,即使制定了较完整的人力资源规划,但计划赶不上变化,总还会遇到突发性招聘事件。比如一些规模不大,以项目为主要业务形式的公司,当一个新项目谈成,会突然需要大量的专业人员进场;项目结束后,又不得不面临大量员工的去留问题。

突发招聘难若何
  
  国内某著名高科技公司曾经面临一次突发性招聘难题。系统集成是该公司的重要业务,即面向金融、税务等行业提供系统集成解决方案。某财年一季度末,该公司与某银行同时签订了几个大的系统集成订单,几乎同时要在全国几个地点封闭式开发银行软件系统。能否在指定期限内交割并上线,直接关系到客户的业务工作能否正常运行。
  
  尽管该高科技公司颇具规模,人力资源管理工作也相当规范,但这几个大的订单确实超出了年初的预想。集团公司总裁办专门召开会议,对人力资源部门下达了“死命令”,要求他们必须全力保障人员供给,把人员招聘工作当成最重要的人力资源工作来抓。一石激起千层浪,人力资源部不得不立即调动资源,迎接前所未有的招聘挑战。

  难点一:市场上人才储备不足
  
  由于需要的大部分人才都是计算机软硬件开发人才,而且量又非常大,到哪里去寻找到足够数量又符合要求的人才呢?在人力资源招聘的过程中,越是专业性强的人才,招聘难度越大,一般来说,这些人在公司里都承担着重要的技术工作,往往是企业
  里的“宝贝”,企业总会尽力优先保留这些人,以免流失后给公司造成重大损失。同时,这些人也是市场上的宠儿,企业对这类人才的竞争本来就很激烈。他们中只有少数在职业发展上遇到瓶颈,或遇到点人事问题(如裁员)的人,才会到人才市场上来找工作,而那时又恰逢人才招聘的旺季刚过,市场上现成的可供招用的人才寥若晨星。

难点二:重金急聘,打破原有薪酬体系
  
  在人才招聘极其紧迫的形势下,用高工资吸引人才是不得不使的手段。一般情况下,对于专业技术人员,不用高工资(常常会超过现有员工工资20%以上),就很难吸引到在原单位有着稳定工作和满意工作环境的研发人员。而这样必然会打破公司现有的薪酬体系,造成担负同等工作的老员工不如新员工工资高的现象,给人力资源管理带来了困难。

难点三:时间紧、任务重,不得不降低录用门槛
  
  在短时间内需要那么多人,是人力资源部和用人部门共同面临的头疼问题,为了保障人员及时到位,往往不得不在人员素质和能力水平上打一些折扣。在许多情况下,能够发现一份基本符合招聘要求的简历,就已经让招聘者很开心了。这种喜悦更容易使面试人对应聘者形成“晕轮效应”,一些缺点和不足便被掩盖了,只要觉得不是原则性问题,也就急于通过了,毕竟要先保障业务部门项目上马的需要。对该高科技公司来说,人力资源部甚至不得不到学校招聘一些有开发经验的研究生来做兼职。这些人距离岗位要求当然还有一定的差距,但只能与其他相对经验丰富的人员搭配使用。
  
  难点四:辛辛苦苦招来的人却留不住
  
  新员工的离职率居高不下,这在该高科技公司招聘工作开展后不久就遇到了,到后来还越演越烈。人力资源部的大部分人员都去应付招聘工作,对于招聘到的人,在签订了合同、办完手续、送到用人部门以后便顾不上后续的跟进工作了。这些新进员工甚至未经过任何入职培训,就直接进入远离总部的项目组,并被封闭起来,一连十几天甚至整月不能回家。很多人刚干几天,就提出了辞职。对于好不容易招到人的人力资源部来说,那时的新员工离职真是让人揪心,但眼睁睁地看着也没办法。

办法总比困难多
  
  根据笔者多年从事人力资源工作的经验,在大部分企业里,突发性招聘确实难以完全避免。尽管如此,还是可以在许多方面做得更好,在一定程度上破解突发性招聘带来的难题。
  
  凡事预则立,不预则废。如果人力资源工作准备充分,就不会老是去救突发性招聘之“火”。即使事发突然,也应该做好如下工作。
  
  做好人力资源规划,保持一定弹性
  
  企业的人力资源规划,一定要与企业经营战略密切联系起来,这样才能使人力资源部成为业务部门的战略伙伴。拿上述高科技公司来讲,人力资源部应深刻理解系统集成业务的特点,对于这类周期性工作,本来就存在着人力资源供应的不稳定性,在进行人力资源规划和实施人员招聘的过程中,应注意保持一定的弹性。同时,人力资源部对业务部门的业务进度也要随时了解,比如今年金融行业的形势如何、目前有多少潜在的订单、今年是否可能产生较大的订单、如果产生了较多的订单,人力资源如何保障等。
  
  注重积累,功夫下在平时
  
  如果企业出现过突发性招聘的情况,应该在平时就注意积累人才资源,即开展人才库建设,确保关键时刻能够找到足够的人才。笔者曾见过许多招聘主管把未被选中的应聘者的简历销毁,其实这是很可惜的。候选人没有被用人部门看中,原因可能是多方面的,不适用某个岗位的人才,不一定就不适用其他岗位。对此,建议人力资源工作者,如果应聘者基本素质达到了要求,也就是通过了招聘第一关的候选人,其简历应予以保留,以便在下次需要同样或类似岗位人员的时候,可以迅速找到储备人选。即使这时那些候选人已经找到了新的工作,但由于公司保有其联络方式,也可以很容易联络上。这比再去重新发布广告、重新筛选简历等可以节约大量资源和时间成本。
  
  各部门通力协作,高效完成准备工作
  
  虽然是突发性招聘,但仍有大量准备工作需要一一完成,如果各部门缺乏协作导致招聘工作没有计划性,仓促上阵,必然会忽略许多重要环节,这一方面会影响当期的招聘效率,另一方面也会给今后的人力资源工作留下一堆烂账,不好收拾。上述高科技公司的案例中,总裁办亲自对招聘工作下达指令,给予了足够的重视,这是做好这项工作最有利的条件。接下来,人力资源部门应会同用人部门一起制定具体的工作计划和工作流程,分清职责,保证紧急招聘计划得到彻底执行。具体包括以下工作:
  
  修改岗位说明书,明确招聘要求。“磨刀不误砍柴工”,越是事情紧迫,招聘的岗位种类越多,越需要与用人部门达成共识,确定新增岗位编制,并通过工作分析,在原有的基础上修改岗位说明书。这样,任何人想要了解需要招聘什么样的人,只要一看岗位说明书就清楚了。当初,该高科技公司的李经理接到的用人部门需求中列出了岗位明细及需求人员数量,比如设计工程师10名,测试工程师2名,编程工程师15名等等,但对于同样的工作岗位,不同部门报上来的岗位名称却不同。当人力资源部好不容易找来了一些简历时,却总是因达不到用人部门的要求而被退回来。经过进一步的沟通才发现,原来双方对岗位职责和具体素质要求的理解不一致。虽然经过协调,事情总算理顺了,但也耽误了不少时间,浪费了许多资源,使本来就紧张的招聘周期变得更加紧张。
  
  梳理和改进招聘流程。平时的招聘一般会有两次甚至三次面试,不同岗位等级的人员,需要相应的人员参与面试。李经理在组织面试的过程中发现,由于需要招聘的人员较多,用人部门三天两头被叫来当面试考官,连日常的工作都顾不上,大大影响了其招人的积极性。经过考虑,为了提高效率,人力资源部对现有的招聘面试流程进行了改进,尽可能在统一的时间内组织大规模的集体面试,集体办理相关手续等,以便在最短的时间内把人员招聘到岗。
  
  特别制定招聘奖励计划。在上面所说的大规模招聘工作中,李经理听取了一位用人部门经理的意见,建议公司制定了内部推荐人才的奖励计划,向公司现有人员发出号召,鼓励大家推荐自己熟悉的朋友、同学加入公司,并对推荐成功的人进行表彰,并给予一定的物质奖励。这项措施对应对突发性招聘起到了一定的推进作用。
  
  充分调动各方资源。在上述突发性招聘过程中,人力资源部李经理通过与公司管理层的沟通,使招聘工作变成公司级的重点工作,并从一些相关部门借调人员,成立了招聘项目组。同时对公司的人力资源政策进行了一些修正,比如薪酬政策如何处理、劳动合同如何签订,实行了一些特殊的人力资源政策等等,总之创造条件使招聘工作的效果最大化。
  
  新员工上岗培训少不了。即使再紧迫,也应该对新招聘的人员进行上岗培训,宣传公司的文化和规章制度,让员工及时感受到公司的关怀。上述案例中,眼看着辛辛苦苦招来的人迅速流失,人力资源部马上改变了策略,要求无论用人多么紧迫,为期一周的新员工入职培训绝不能少。由于该公司新员工培训工作基础良好,经过培训后,新员工不仅了解了公司,更感受到公司对新人重视和关怀,激起了高度的工作热情;新员工们之间很快成了学友,以致在后期的工作中都还保持着密切联系,经常交流工作中存在的问题,这对留住人才和尽快使其适应新的工作发挥了非常积极的作用。
  
  推行新员工指导计划。为了进一步促进新员工适应岗位,人力资源部又大力推出了新员工指导计划,大力贯彻“师父带徒弟” 的做法,即为每一位新上岗的员工指定指导人,由指导人负责新员工在试用期内的工作指导和监督,规定每周进行一次正式谈话,并做好谈话记录。每个月底写新员工工作评估报告,双方签字后交人力资源部。这项工作也被纳入到对指导人的绩效考核中,加大了推进力度。由于事先对此项工作的重要意义进行了广泛的宣传,得到了用人部门经理的大力支持,因而此项工作做得非常到位,在稳定新员工队伍方面起到了重要的作用。
  
  “办法总比困难多”,面对突发性招聘这把不得不救的“火”,只要有备而战,HR们还是可以多一些胜算,少一些烦恼的。

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