这样给任务分类，让你忙得有效率

我一直提倡，计划时要对每天的任务分类管理。

其中的一种分类，是根据“情境”（即完成任务的地点或工具），比如说家里、办公室、外出、娘家等等，或者是电脑&网络、无需网络、打电话、平板、微信等等。

这样之后，属于哪个地点或工具下的任务，可以实现“批量接连完成”，提高效率。

就好像你突然想起要出门办点事，可是出个门不容易呀，费好大的劲，那能不能顺便把需要出门办的其它任务顺便完成呢。于是，你找到了“外出”这个情境下的所有任务，顺路把它们一网打尽，自不必再跑第二趟了。

这明明是个相当高明的技巧，对吧？

可是，有小伙伴眉头一皱，说：“这样分类方式，我用不上……”

分类用不上，肯定是哪里出了问题。这个问题敢怎么破呢？

1.

要搞定这个问题，首先你必须明白，分类的目的是什么？

不知你会感到这样吗？有时候完成不了任务，可能是当下在犹豫做什么事之中放走了时间。

分类可以避免这种情况，让你在需要时，二话不说就可以根据即刻的情况，迅速找到对应清单下的任务开干，减少因为找不到可做任务而拖延的现象。为什么要强调“迅速找到”？因为如果达不到这种效果，甚至造成负担，那分类就成了花架子。

那么，有小伙伴说上面这种情境分类用不上，是怎么回事呢？

原来，他们很多是利用网络办公的自由职业者，或是经常居家的全职妈妈。

这类人群的特点是:

待在家里的时间很长，执行任务的地点常年不变，能随身的工具多是那么几样，不管处在什么地点，没太大变化。

还有的小伙伴是：

走路玩手机
上厕所玩手机
朋友聚会玩手机
洗澡时还要把手机带进去
醒来后第一件事拿手机
找不到手机就全身痒痒
手机没电心烦意乱
……

这类人群的特点是，手机把他们的时间切成了碎片，乃至于，地点和工具的分类同样对他们作用不大。

既然用不上地点或工具作为分类依据，那么，是否有其它种任务分类的方式呢？

2.

现在需要寻找的分类是，它适合完成任务的地点和工具不常变化的朋友。

能区分出不同类别的任务，说明任务与任务之间会有差异。在地点和工具都相同的情况下，这些任务从性质上来看，还可能有什么不同?

因为任务是由人来完成的，先一起来看看“人”在时间管理这方面的事儿。

时间管理，仅仅是一种通俗的说法。真实情况是，时间并不能管理，因为它只是客观存在，你想它和没有想的时候，它都是自顾自地往前走，套不住、抓不住，哄不住。

确切的说法是，应该管理并且能够管理的是自己的行动，或者说是管理自己的精力。

精力是什么呢？是精神和体力，决定一个人是否能得心应手地快速处理各项事务。

我有这样的感受，每天早上起床后写作效率特别高，脑子里的灵感跳跃频繁，随时能写下让自己惊喜的句子。到了晚上，面对同一个课题，我却晕乎乎的，下笔速度慢，两个眼皮甚至在打架。这是因为经过一天晚上的睡眠之后，早上精力充足，而晚上呢，精力快没了，你需要“充电”。

精力对每个人都公平，一天当中，每天你肯定要做事儿、做事儿，然后消耗精力，自然会有精力的起伏，大体趋势是由盛及衰。

既然精力的变化每个人每天都有，那么，它可以作为分类的一个参照维度。

除了精力的变化之外，还有没有其它分类依据呢？当然还有。

现在是网络时代，网络时代最大特点是许多人的时间变成“被打碎的花瓶”。这样看来，每个人每天用来执行任务的时间，还可以分为整块的时间和碎片的时间。完成任务的时间是整块还是碎片，可以成为分类的第二个参照维度。

将上面说到的两个参照维度合并分析，能生成一张图：

以”精力好与差与“时间整块与否”两两相结合，划分出四个区域：整块时间且精力好、碎片时间且精力好、碎片时间且精力差、整块时间且精力差。

如此，变出4种任务执行时段的分类：

整块 & 精力好
碎片 & 精力好
整块 & 精力差
碎片 & 精力差

当然，这里关于精力好与差，时间的整块与否，要下精确的定义，起码是你清晰的标准。

如果你有记录时间开销的习惯，那么判定标准非常容易拿捏。

记录时，你会发现，一天当中有某些时间段能轻轻松松地聚精会神，这是精力比较充足的时候；某些时间段很容易一不留神就拿起手机刷微信，这是精力比较欠缺的时候，精力差，自控力就差，行为往本能方向发展。

而关于时间的整块与碎片的这点，不妨以番茄钟的常见时长作为分界。持续25分钟以上的时间，当作整块时间来看待；某些时间段在执行任务时，经常受到外在的干扰，这就是碎片时间。

3.

这4类时段分别适合什么样的任务呢？

“整块 & 精力好”，集天时地利之好，是你状态最佳之时，一定要留给最重要的任务，特别是那些需要深入思考、获取创意、计划反思、好书精读之类的任务。通常这种情况是出现在一夜休息之后刚起床的２个小时内。前提是你属于晨型人，起床后没有其他人打扰到你，才可能有整块时间。

“碎片 & 精力好”，一般在上午或午休之后，但你经常被外界所干扰，导致了时间碎片化。但它同样可以用来执行任务，那些不需太费脑但绝对不能出错的任务，可以用这些小时间搞定。比如，发个邮件、给朋友回个电话、在微信上发个通知这类几分钟就能完成的事情。

“整块 & 精力差”，一般在中午午饭之后，这段时间通常少有人会来电，因为对方考虑到你可能在午休。有整块的时间，但偏偏血液正供给胃部消化，所以个人精力并不佳，不适宜做烧脑的任务。这时候可以用来做一些常规性的体力活，比如，扫扫地、擦擦桌子、收拾桌面、清理手机相册等整理类事项。

“碎片 & 精力差”，这类时段在不同人的一天当中不一样。对我来说一般在傍晚，一天干完活拖着疲惫的身躯回到家，小孩会过来不断地找你陪他玩游戏。这种情况下，如果还有闲暇的小时间，那些需要在淘宝上购物、微信上简单答复的事情，可以见缝插针地完成。

上面所说的适合什么样的任务，这里“任务”的意思更偏向于从已经从复杂任务分解成一步可执行的简单任务。

一个复杂任务中，必定有的步骤对最终成果的价值有更大的贡献，属于“高产值”步骤，通常也比较费神，属于“难啃的骨头”，那么可以把精力最好的时段分配给它，保证它的质量。比方说，写完文章发布公众号，这是一个多步骤的复杂任务吧？拆解出来的简单任务中，有“撰写文章”这种高产值步骤，也有“排版公众号并发布”这种产值较低的步骤，那么“撰写文章”可以放到“整块 & 精力好”的优质时段，“排版公众号并发布”可以放到“整块 & 精力差”的时段。它们虽然同属于一个复杂任务，但不一定要在同种性质的时段里完成。

好了，上面提到的４种分类就够了吗？除了这４类清单之外，会不会还有其它的可能？

想想，还真有。比如，某天9：00时候要参加公司的会议，这个任务要放在上面哪个清单之中？很明显，不好安排。因为这个任务是外界给予你的，不是你主动安排给自己。怎么办？

没什么，在“今日待办”中再建立一个“固定时刻”类别。

通常来讲，上面每一类清单中都不止一个任务，只是每一类中有一个较为重要的。这样，当处在某个情境下，这个较为重要的任务出现变卦，没有条件完成，还有其它任务顶上，避免某种情况下没事干的可能。这种方法也符合领英和贝宝的创始人霍夫曼的“ABZ理论”，万一A计划有问题，还有B计划可以替补上。

要重点关注的是“固定时刻”和“整块 & 精力好”这两类，因为前者这类一旦错过时间，就没办法去完成了，比如固定时间的会议，时间一过就以“迟到”论；而后者这类不容易出现，一旦出现要把握住。如果没有这类时间，你将很难有深入思考、规划人生的机会，很容易会困于眼前的难题，被当下的稀缺遮挡住朝向未来的眼睛。

有人可能会问，完成任务的时段是整块还是碎片，不是得经历过才知道吗？

是的，但不代表你不能预见到，可以结合过往的状况在计划时对新的一天做出分析。

还有人可能会问，做出这样的分类，光是手抄都累坏了吗，肯定持续不下来，怎么办？

如果你有合适的软件，就会发现轻松多了。像我这样，只要点击其中的某种分类，对应之下的任务就会全部呈现出来。

用软件的另一点好处是，你还能以一些表情符号辅助提示，视觉化的呈现让时间管理变得更为有趣。

对，一个小技巧，让事务管理变得这么好玩！

一起来，享受高效率、慢生活的人生！

• 作者：发愤的草莓，时间管理实战派，5点晨起码66万字的二宝妈。
• 来源：微信公众号|发愤的草莓（id：neverstop201508）
• 图片：摄图网