如果你判断自己的职位角色应该出席,也已经想好说服的理由,就可以去和安排会议的人谈一谈了。寄一封电子邮件给会议主办人,表示你想确定一下关于那场会议的事(以下假设是营运报告会议)。依据你们公司的文化来选择做法,或许是邀请主办人过来聊一下,或是与他开会讨论一下。「安妮卡,妳能不能拨出15分钟,我们聊一下营运报告会议的事?我明天会在办公室,没有安排会议,妳方便的时候,随时都可以过来找我。」这里的关键在于先用书面简短预告,再用电话或当面谈话,处理议题核心,用这种方式才能最清楚表达你的想法、感受和语调。
说话的时候,不要说「为什么我不在那场会议的名单上?应该要找我出席啊!」试试其他的说法,像是「我发现,每周营运报告会议的出席名单没有我。我问过乔伊这个会议通常讨论的内容,如果我出席应该会有帮助。因为这样就能确保会议中提到行销观点,我的团队也能知道接下来的优先事项,好事先安排,赶上重要的截止日期。如果你也觉得会议里应该要有行销观点,我们可以再讨论是由我出席,还是由我团队的一位成员出席。」
维持中立。把重点放在过程,而不是个人。对话的重点不是你,不是你的感受,也不是为什么谁会出席而你却没有之类的。要将对话导向「为何你的职位角色应该出席」。
我们和客户的领导团队合作进行会议管理时,都会请他们以公司整体为重,率先选择退出他们自己无法提供更多价值的会议。如果有人说:「现在有新来的主管参加这场会议,因此我就不再需要出席了」(就算这是场可以提高知名度的重要会议),如此执行长和其他同侪会觉得这个人是以公司整体为重,而这种无私、成熟的态度,大大有助于建立社会资本及善意。
如果你面对这种情况时能排除情绪介入,寻求机会用更有效率和生产力的方式来让全公司合作,而且先把自己的面子和个人职涯目标摆在一旁,你就能得到上级、同侪、部属的尊重。这样一来,等到你真的有资格受邀开会,列入名单的可能性就会更高。
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