管理者与员工私人交流时的五个“正确”

文|@吉宁博士

很多管理者在面对与员工的私人交流时总是存在各种忧虑。其实，与员工的私下沟通并不总是像你想的那样困难。它并不需要什么魔力。如果你能理解并使用本文所述的这几个原则，你就可以立刻开始而不需要有什么担心。吉宁博士称其为“私人交流时的五个正确”：

正确的意图，正确的时间，正确的地点，正确的开场白以及正确的技巧。

一旦你学会了这几个原则，私人交流就将成为你最重要的管理工具之一！

1.正确的意图

私人交流应该仅用于以下清单中所列的几个具体的意图之下。管理者不能滥用这种方法去窥探员工们的生活或者为了别的非工作性的意图而使用这种方法。

1.为了增强、维持或者重塑你和其中一名员工之间的工作关系。管理者的首要任务是保持双方关系的融洽，而私人交流就是实现这个目标的最佳工具。但是它只能在双方关系的破坏已经导致产值下跌的情况下才能使用。让我们来看一下K先生的例子。

管理者乔让K先生在周五晚上加班。在此过程中K先生没有机会告诉乔他之前已经答应他儿子去参加奖学金颁授会。之后虽然K先生没有说什么但是他的态度变了并且他的产值也下跌了。在和K先生的私下交流中，乔找出了问题所在，他向K先生道了歉，双方的关系得到了重塑。

2.为鼓励员工们实现更高的生产率。有时私人交流能帮助一名新职员把产值提高到标准水平或帮助老职员增加产值。换句话说，在这个咨询的过程中，员工们能都受到鼓励从而得到提高。管理者乔和里卡多之间的交流表明了私人交流是怎样鼓励员工的。

里卡多是公司的一名兼职员工，在四个月的时间内他的工作做得相当出色。但是后来他就开始迟到，犯错误并且有时还会扰乱部门平稳的运行。管理者乔和他进行了十五分钟的咨询式的交流，他发现由于里卡多深受一个私人问题的干扰从而失去了工作的目标，即挣足够的钱来完成大学的学业。在和管理者乔进行讨论以后，里卡多又能把注意力集中到工作目标上去了，并且他的兼职对他来说又重新变得重要起来。他的产值很快就恢复到了正常的水平。

3.为解决性格上的矛盾。有时在同一部门里的两个员工之间的工作关系会恶化，这将导致情感上的冲突和产值的下滑。为了保护整个部门以及其他员工的利益，有时管理者介入并对此进行咨询是一件很明智的事。下面的事件就是一个相关的例子。

R女士犯了一个错误，她不断地纠缠Q女士有关她产值的事。Q女士生了闷气并且她的产值降到了标准线以下。管理者乔得知了这个事件并邀请R女士和他谈谈。解决问题的基础是他对Q女士的产值负责，并且Q女士(鉴于她的成熟和能力)应该(在乔的帮助下)主动修复这段受损的关系。尽管这项修复工作花费了不少时间并且需要很多来自于乔的外部支持，但是这个方法还是奏效了。

4.为了处罚或开除某位员工。通常一家公司对员工的处罚过程是先开一个小型咨询会。在纠正员工的违规行为中，有技巧的咨询是最好的工具。去处罚别人是一项很敏感的任务。但是当必须要这么做时，就需要进行私人的交流以保证别人不会听到谈论的内容。管理者乔有效地使用了这个技巧纠正了Q女士的一个坏习惯并帮她挽回了面子。

Q女士和别的员工之间的交际太过广泛，她常常在喝咖啡的休息期间逗留，并和其他员工在通电话时讨论和工作无关的事。乔一直容忍着直到他注意到她的行为已经影响到了别的员工的产值。他请Q女士进行了一次为期二十分钟的谈话，他很快地说明了自己的担心但十分注意没有显露出一点敌对的情绪。他还给了Q女士一次机会来为自己的行为辩解。谈话以双方积极的意见交流而结束。两周后，Q女士很大地收敛了自己的交际行为，乔对此感到很满意。

当管理者必须解雇某人时，咨询式的交流也是最好的方法。公司服从联邦“均等就业机会委员会” (EEOC)的法律制度，并且应该采用处罚的程序。在公司被控告错误地开除员工或歧视员工的案件中，处罚的程序就要被法庭重审。那些没有处罚程序的公司就是在拿自己和法律开玩笑。当然牵涉到解雇员工的咨询会议不是一件简单的事，但是只要处理得当。它对员工、管理者以及公司都是有益的。

几个月前，由于要削减员工数量，乔被迫得解雇一名职员。乔没有用冷酷的，建立在单方面利益基础上的方式来处理这件事，相反的，他抽时间用咨询的形式详细地和那名员工讨论了这个问题，并且他还向那名员工提供了参考信息以及别的帮助。因此这名员工在离开公司时情绪没有那么糟糕，当然乔的情绪也不错。

5.熟悉情况。帮助新的员工熟悉新的工作环境期间是进行私人交流的绝妙时机。很多管理者会和新员工们设立一段正式的熟悉环境的时间，或者是在工作的第一天。第一周的结尾或者是第一个月结束的时候，这样可以帮助他们更好地适应这个新环境以及成功地度过试用期。由管理者来帮助新员工熟悉环境是很有必要的。拒签的比率，和工作有关的事故以及双方的满意程度都和对环境的熟悉程度有关。熟悉程度越高，满意的程度就越高，事故和拒签的发生率就会越少。管理者不应该把帮助新员工熟悉环境这件事交给别的员工去做，也不能想当然地假设公司的人力资源部门已经完成了这项任务。管理者应该负责把新员工介绍给同事。带他们四处走走，以及帮助他们弄清楚在哪里吃饭，洗手间在哪里，什么时候可以休息，上下班时间，什么时候发工资等等。公司的政策和程序等会影响新员工工作的事，也应该在熟悉环境期间覆盖到。管理者应该为新员工在适应期准备一份小手册，内容包括有关的信息，通常会被问及的问题以及重要的电话号码等。这样新员工就能在有需要时作为参考。

2.正确的时机

因为私人交流常常是一个需要审慎处理的过程，所以进行交流的时机(通常由管理者来控制)对有一个好的结果来说是很重要的。如果时机正确，结果就会很好，如果时机不对，就有可能什么都办不成。这里的四点建议应该能在选择正确的时机方面对你有所帮助：

1. 直到你确定有必要时再插手。每位员工都会有表现不佳的几天或者暂时的挣扎时期。只有当一名员工在某段时间里的产值呈下滑趋势后你才能使用私下的交流的方式。你既不能太早插手也不能太晚。过早的插手会弄巧成拙。
2. 千万不要在你自己心烦意乱或者生气的时候开始咨询。咨询是一件双方面交流的事，如果你想要利用这个机会来发泄自己心中的怨气，那就会丧失一次成功的交流机会。
3. 记住一天中的某些时段是不适合进行咨询的。业务高峰期。午饭之前，和下班之前(那时员工们也许急着回家或者赶去约会)都不太合适。当然也要避免员工们情绪不好的时段，除非他们这种情绪不好正是你要和他们进行私人交流的原因。
4. 请不要过早地和员工约定要进行私人交流。如果你在上午10点的时候就要某位员工在下午2点去你办公室见你，那么他就得担心四个小时，而且这样可能会使他们变得心烦从而导致工作效率的降低。在任何情况下，最好能在进行交流之前较短的时间内再通知这位职员或者干脆不要约定时间。

3.正确的地点

在正确的地点作私人交流比你想像的更为重要。如果要站着进行咨询或者在一个有着很多干扰的嘈杂的地点完成你所设想的目标几乎是不可能的。理想的地点当然就是一间私人办公室。但是对于有些管理者来说这样不太容易办到，那么一种解决办法就是在没有外人打扰的情况下在咖啡时间进行咨询，还有一种办法就是安排使用别人的办公室或者干脆找一间空房间。

4.正确的开场白

管理者们不愿意采用问题咨询方式的主要原因就是他们害怕第一道障碍。即开场白。他们仔细构思但是却不知道该怎样迈出第一步，这会阻碍他们执行原先的计划。至少有四个主要的忧虑导致了他们的这种犹豫不决：

• 担心一开始就说错话，这有可能会导致一场不愉快的冲突。
• 担心会侵犯员工的隐私。
• 担心在别的问题上捅马蜂窝。
• 担心员工会厌恶自己。

事实上大部分这些担心都没有必要。员工们喜欢和管理者交谈，即便所谈论的问题不是那么愉快。如果处理得当，员工们并非总会因为受到处罚就产生抵触情绪，而且他们也常常承认需要得到帮助。尽管他们是不会主动要求的。

为了消除这些担心，管理者们需要遵循一定的程序。如果你要面对一个棘手的有关员工的问题，那么你可以采取下面的步骤：

1. 在事先不通知的情况下邀请那人去你的办公室或者另外安排好的地点，这样就能减少产生忧虑和创造威胁性气氛的可能。
2. 迅速展开交流，不要兜圈子。试着说一些这样的话： “我们要谈一些重要的事，如果能顺利进行的话，我们双方都能从中受益。”
3. 仅仅陈述事实。不要进行谴责，试着保持沉着和蔼的柔和的音调。鼓励员工多说话，不要急。

随着你琢磨出一套适合你的方法，你会发现就算是要发起一次不愉快地交流也不是一件难事。

5.正确的技巧

私人交流的两种基本形式就是指示性交流和非指示性交流。如果采取指示性的技巧，管理者就会说得比较多，并且为这次交流指定非常明确的方向。尽管管理者应该以温和平静的方式使用这种方法(当争执开始时，有效的私人交流就会结束)，员工应该能够感觉到管理者正在给出建议和指导。在这些指示性交流中，一般都是由管理者向员工发表意见。这种技巧通常在以下情形中最合适：

• 当有违规事件发生时。
• 当需要纠正错误时。
• 当员工对你或别人以及整个公司的敌意已经到了你不能忍受的地步时。

非指导性私人交流的情况几乎相反。管理者在此过程中不怎么说话，并且应该鼓励员工多说话。这是一种比较柔和的方式。用来找出隐藏着的问题或者制造一种自由的，对员工有利的谈话氛围。这种宽松的，没有限制的或开放式的咨询方式通常有很好的疗效，并且能给员工工作的动力。这种技术只有在不存在什么问题的积极的交流下才能使用。在下面几种情况中它能发挥最大的效用：

• 当某位员工在一段持续的时间内显得失去了工作动力或积极的工作态度，并导致产值下降时。
• 当你想要增强或重塑某段关系时。
• 当你觉得你可以鼓励某位员工实现更高的产值时。

本文作者|@吉宁博士(http://www.jiangshi369.com/)，转载必须保留作者信息，并且不得对标题和内容做任何修改，违者必究哈。