拒绝信，你会写吗？

我有一位做古董估价的朋友，他做的大概就是估算一下，你祖母拿来放铅笔的那个中国古花瓶值多少钱，以及你阿姨的那些银制小摆设价值多少。他告诉我，他工作当中最困难、他最害怕面对的部分，就是怎么告诉别人，他们视若珍宝的东西根本不值钱。

我完全能够体会。每次有人把自己的想法、研究或作品投稿到《哈佛商业评论》，但我得告诉他们作品还不够好的时候，我也会有这种感觉。

拒绝信对谁来说都不好写。不管是要告知应征者没进入下一轮，告知创业者你不打算投资，或是告知供应商不再需要他的服务，我们都很不愿意写这类电子邮件。写这种信让人不开心，因此有太多人就拖着迟迟不动笔，或者根本不写，用沉默来表达。但这是放弃大好良机（而且也不礼貌）。拒绝别人虽然令人感到痛苦，但还是有好处。例如，欧洲管理和技术学院（ESMT）的莱纳斯．达兰德（Linus Dahlander）与欧洲工商管理学院（INSEAD）的海宁．皮耶祖卡（Henning Piezunka）所做的研究发现，如果企业愿意花时间清楚说明，为何不采用群众外包所得到的构想（而不只是消极地不处理），这么做不仅能提升外界所提意见的品质，也能让外部群众更愿意参与。

我在《哈佛商业评论》工作的这十年间，拒绝了数千个构想、投稿和草稿，我从当中学到了，很快回覆不采纳，胜于拖了很长时间不给对方明确答覆。

如何写一封基本的拒绝信

要写出好的拒绝信，需要花时间，特别是刚开始的时候。然而，学会写清楚明确的拒绝信有几个好处，其中之一就是，能够促使你想清楚你对别人的要求是什么，以及自己服务的组织真正需要的是什么。举例来说，我为《哈佛商业评论》所写的拒绝信可分为五类：内容太广泛（因而对读者不是很有用）；与已刊出内容重复太多；用了太多专业术语；太过于自我推销；没有足够的证据或专业来支持文章论点。知道这些之后，我们就能整理出一套准则给潜在的作者，鼓励他们避开这些常见问题。

此外，拒绝信不必太长，也不必巨细靡遗地说明拒绝的理由。如果你与对方并不熟（从来没见过面，或者只有往来过几封电子邮件），整封信可能几行就已足够。我回顾自己寄过的拒绝信，发现通常有个十分简单的格式：

• 表示感谢。
• 告知不采用。
• 提出主要理由。
• 给予希望。

举例来说：

如果我要告知坏消息的那个人，曾来求职并接受过我的面谈，我就会稍加调整，但基本格式仍然相同：

如果你认为根本不可能在信末给对方任何希望，就断绝他的希望。正如乔瑟琳．葛蕾（Jocelyn Glei）在她的电子邮件写作指南《取消订阅》（Unsubscribe）当中指出的：「不要讲任何会使收信人误以为还有希望的话。虽然如此斩钉截铁似乎有点残忍，但如果为了『减轻打击』而多说无谓的话，只会造成虚假的希望。把话说明白，然后签名结束就好了。」假的希望比没有希望更为残忍。给人虚假的希望，只是鼓励对方浪费更多时间，也浪费了你的时间。

如果你觉得明确拒绝实在太过冷酷，不妨在信末再说一次感谢。下面这个例子是给供应商的拒绝信：

如何写一封详细的拒绝信

但有时候，提案内容（或求职者）其实已经很接近你要求的条件，而你希望未来还有合作可能，或是想保持联络，该怎么写？对于这些情况，前面几封信的写法可能太过冷酷，意思也不够清楚。如果必须拒绝一些自己其实想鼓励的人，我的回信会采取类似格式，但会更详细说明拒绝的理由，也会更明确鼓励对方继续尝试。（在上面提过的研究中，达兰德和皮耶祖卡发现，如果清楚解释为何拒绝某个想法，就能让拒绝带来正面影响，例如提升动机、提高构想的品质。）

我也常常会用提问来结尾，以表达我是真心有兴趣，而不只是为了安慰，而提出空洞的承诺。

愈详细说明拒绝某事或某人的理由，就能提供对方愈多资讯。被拒绝的人如果够聪明，就能好好运用这些资讯，以便下次提出更好的提案。我回绝过的人当中，曾有少数几位表示感谢我写的拒绝信；因为我提供了具体、明确的回馈意见，让他们能够在未来提出更好的提案。这件事提醒我们，虽然大多数人害怕批评别人，但收到批评意见的人，的确会重视那些意见。

自己不同意拒绝的决定，但不得不写拒绝信

有时候，你不认同拒绝的决定，但必须通知对方这个决定，此时下笔就特别困难。例如，其他人都对某个求职者没有太好印象，只有你努力为他争取，或者，高阶主管委员会认为某家供应商的价格太高，但你努力为它说话。我也曾经努力为某些文章说话，但其他编辑觉得还未达到刊登的条件。这种感觉并不好。

这种时候，你会很想把责任推给他人，像是「已经有人决定，我们不会继续这项方案」，或是「公司高层决定要走另一个方向」。但请不要这么做。用这种方式，被拒绝的人也不会觉得比较好过，而且这种写法还有损你身为决策者的权威。

如果要由你发出拒绝信，你就应承担起拒绝的责任。你可以说：「经过多次讨论和斟酌，我们决定…」或是「这是一个很困难的决定，但我们最后决定要…」，但重点是要说「我们」，而不是「他们」。

在拒绝信中，如果你把责任推给别人，就很难提出有用的回馈意见，也会让人觉得你的企业内部各自为政，或者争议不断，因而降低对方未来与你合作的意愿。

在经历多次来回修改之后，还是得写拒绝信

另一种非常难以下笔的拒绝信，就是双方都已经投入大量时间和心力来修改，但仍功亏一篑。虽然已经投入许多心力，但还是得就此停损，进行其他工作。有些时候，这种消息最好是打电话说明，请自行判断。但如果你决定要写电子邮件，不妨简短表达。通常到了这个时候，你和对方已经花了许多时间讨论这个专案或文章的问题，对方应该已经知道你拒绝的原因；你只需要简单重述即可。

若要传达这种很难传达的讯息，我还会做另一件事，那就是与被拒绝的人站在同一边：我们已经诚心努力过，但我们还是失败了。这并不只是讲场面话；如果你拒绝的是某件自己也参与很深的事情，那么你确实也该负起部分的失败责任。（这也可能表示你其实应该更早喊停，这样对双方的伤害都较少。）

传达坏消息很困难，而在不同的企业或文化当中，以上的例子可能听起来太过严厉，或者也可能太过温和。请依据所处情境及文化，来决定采用什么表达方式。但请记得：不要只是为了安慰而安慰。虚假的和善，只会给人虚假的希望，而这绝非真正的和善表现。