专家预测,2008年全球性的经融危机,很有可能成为世界经济重心的转折点,美国经济可能由此减缓发展,中国经济可能由此上升为世界经济的主导力量;作为“中国制造”的大国,我们眺望着大洋彼岸,希望这次经融风暴已经触底,期望不要持续太久,是一两年,而不是三五年,期望它不要过多的影响我们的制造业,乃至人们的经济生活。
在最近召开的达沃斯世界经济会议上,温总理再次阐述了中国经济的基本面是好的,中国正采取措施积极促进世界经济的回暖,迎接世界经济春天的到来。但寒流袭来,在世界经济一体化情况下,我们不能独善其身,经融寒冬必将持续一个过程,那么企业怎样从容应对,尤其对出口加工、涉外贸易等外向型企业来说,采取怎样的战略,从管理入手,“苦炼内功”,抵御异域的寒霜?下面以笔者辅导的莱特公司(航空外贸企业)为例,简单说明。
一、 外向型企业的特点
1、外向型企业以制造业居多,市场依赖性强 。外向型企业的依赖性表现在资源依赖和市场依赖,资源依赖主要是对国外技术、设备、人员及原材料的依赖,市场依赖主要指对国外客户购买市场的依赖,我们在这里主要谈一下市场依赖。我国的出口企业多数是相对的劳动密集型企业,资料显示,目前欧美国家每个家庭几乎每天都要消耗来自中国制造的产品,他们离不开中国,中国制造也离不开世界良好的消费市场。所以说世界经济危机最直接影响的就是外贸出口企业。
2、外向型企业处于产业焦点,倍受关注和重视。外向型企业在行业关系上属于外贸产业的焦点和热点,多属于高新技术企业;地理上处于经济技术开发区,处在地方经济快速推进的大形势下,有着一般企业不具有的经济政策、管理机制和运行程序;企业大都是本区经济开发的着力点和桥头堡;企业的性质、起点、层次具有特殊性。
比如莱特公司是集团公司的外贸窗口单位,是集团公司加快改革转型,进行战略调整的重大举措。是为实现“做大、做强航空外贸产业,实现外贸大发展”的战略目标应用而生的;它的开局是中国航空工业和西安市政府共同关注的焦点,公司站在双重的聚光灯下,举手投足都在众多目光的注视期待下,企业更有压力和动力。目前政府正在采取措施救市,作为外贸企业面临着挑战也有机遇。
3、外向型企业的企业文化需要培育和融合。外向型企业多为新建企业,有着远大的目标,神圣的使命和愿景,员工们慕名而来。新员工80%刚从学校毕业,开始参加工作,年纪轻,有活力,但是技术、经验很缺乏,更重要的是思想和文化人各异同,员工的思想、认识、价值观、目标等都需要重新整合、凝聚、提炼、引导、渗透和升华;
怎么能在短时间内把员工的意识统一到一个层面上来,并被大家接受和认同,从而产生合力,推动公司快速发展?经济危机中要怎么调整组织机构,怎样培育独特的外贸文化,增强凝聚力?尤其直接面对外商,文化除了要让自己满意,更重要是还要和外商的文化接轨,文化要在商业合作中显示出独特的亲和力,经济危机时刻这一点显得尤为重要。
二、针对经济危机时期的创新管理方法
针对经济危机,结合外贸企业的特点,我们采取了新的管理方法。应对措施分为两部分,一是对公司外部的管理;二是对公司内部的管理;对外部和内部的管理,我们两手同时抓,两手都很强;因为公司外部环境是我们生存和共度难关的依据,公司内部良好运行是我们降低成本,造就核心竞争力的源泉。
(一)对公司外部的管理
1、加强政府关系管理,争取政策扶持。
注重与海关、税务机关、商检机关、外管局等政府部门的联系和沟通,勤于请示和汇报,及时了解政策导向,凭借政府重推外向型企业,和西部大开发的东风,争取15%所得税的优惠税率,工业发展专项政府补助,争取高新技术企业认定等各种优惠扶持。
2、加强客户关系管理,保证客户的需求,建立企业美誉度,树立公司品牌形象;
充分满足客户需求,提高对客户的服务质量;及时完成生产交付,做到了零欠交;在环保、安全等方面达到了客户的要求,避免发生轻伤和重大事故及等级污染事故。关键工序和流程接受客户审核,积极完成整改项目,得到了客户的认可,极好地树立公司品牌形象,赢得了客户的美誉度和忠诚度。
3、加强公司外部运营管理和供应商管理,精简程序,优化流程,节省运营成本;
在公司外部运营管理上,经过多方面努力,争取获准海关A类企业,享受设备运输区域通关,节省新设备运输费用;申请商检A类企业,使货物的检查由100%降低到10%抽检,简化了序,提高运行效率。
在供应商管理上,为了降低刀具采购成本,莱特公司采用了寄售库制度,把原来的刀具库房改成寄售库房,原来刀具采购由生产准备部门报季度需求计划,采购部一次性询价购买,财务按合同一次性付款,这样会造成部分刀具长时间积压,占用资金;采用寄售库后,供应商先把刀具发给设在公司的寄售库房,公司按月领用量结算,每月逐批付款,这样避免了资金占用,最大利用了供应商的赊欠能力,每季度可以节省财务费用5万元,同时提高了存货周转率,当期不再使用的刀具,退货率也达到了80%以上。
(二)对公司内部的管理
1、做好组织调整和文化培育是度过难关的关键;
一是针对危机时期的市场变化,灵活进行组织机构调整,使组织结构扁平化。对部门职责不明确,管理重复交叉,信息沟通不畅的机构设置进行调整,提高管控的效果。
为此,莱特公司解散了生产保障部,分离出采购职能和物流职能;加强人力资源管理职能;把生产准备职能并入生产部。并重新划定了高管层领导的分工,确定了各职能部门的岗位职责。生产准备和海关物流业务归入生产口,由生产副总经理统一负责,保证了生产流程顺畅、沟通及时、口径一致。
二是加强外贸文化的培育和融合;在团队建设上,以人为本,全员参与;对待员工用“德”立身,用“情”沟通,用“行”示范,创造团结和谐的“大家庭”氛围,尤其在困难时期,要把员工的思想统一到公司的共同目标上来,增强企业的凝聚力。在文化建设中,要注意自身文化和外商文化的结合,做好文化的对接和变异,便于更好地和客户合作,赢得客户的认同;另外加强精益生产、技术、管理、外语、操作、测量、6S等各类培训,使员工力争实现“一人多机,一专多能”,促使年轻人快速成材,成为企业走出困境后快速发展积蓄力量。
2、坚持科技创新,用精益生产降成本;
在经济危机时期,压缩成本是最重要的事情。引进精益生产管理工具,聘请欧盟精益大师做咨询,改变传统的生产线布局,投入的新设备,全按精益要求布局,建设U型生产线,所有工序在U型线内一次完成,减少了加工中来回搬运、等待的浪费。
其次,采用单件流、小流水、专业化的作业方式,改变批量加工为单件加工,采取“拉动式”看板管理,使每道工序都不积压,也不空缺,保持各道工序生产均衡;最大限度地使用设备,提高设备利用率。
莱特公司组建了精益六西格玛小组,确立了精益课题,从工艺路线、设备、工装、刀具、人员等多方面着手,逐一分析,砍除赘肉,缩短生产准备及加工时间;比如小盘等零件的加工改用陶瓷刀具,加工时间由460个分钟降为200分钟,缩短了56%,节省直接成本200多万元;显示了精益生产卓越的成效。
另外结合精益生产,大力推行6S管理,从制度建设、人文素养、整理、整顿、清洁、安全、规范等方面入手,进行6S专题培训,建立6S管理制度,进行了62项整改,通过了总公司6S验收,取得了6S管理铜牌单位称号。以此保障产品质量,提高工作效率,改善企业软环境和硬环境。
3、灵活应用平衡计分卡管理工具,化战略为行动;
管理最难的就是落实,困难时期更要加强执行力培育。平衡计分卡是化战略为行动的良好工具;按照平衡计分卡管理体系,编制各门工作考核体系,列出各部门的KPI指标,制订行动计划,把部门的每一项工作都和公司的战略目标结合起来,并和绩效考核结果挂钩。
具体做法是:一是将平衡计分卡四个纬度的具体指标分解到各个部门、各单元的年计划、季计划、周计划、日计划,让各项任务目标“自上而下分解,自下而上落实”,追根溯源,细化过程,把责任和压力不衰减地逐级传递到每个人,让每位员工的每一个行动都和公司的总目标有关,让每位员工的每一个行动都象雷达一样自动跟踪、对准企业的目标。二是实行周计划、日看板制度,要求每位员工每天都要有自己的工作计划和工作结果,并对工作效果进行自评和外部评价。以周计划、日看板为根本,明确目标,落实责任,规范行为,加强考核监督。三是将“月改月进”作为平衡计分卡的一个重要内容进行落实,公司各部门每个月梳理出工作中存在的问题,进行小改革,改进学习,改进流程,改进服务,创新工作方法;平衡计分卡为帅,注重系统、全面的解决问题,月改月进为将,注重逐一解决局部的、临时的问题,两者结合起来使用,优势互补,达到了珠联璧合的效果。
实践结果表明,以上外向型企业对内、对外的管理方法,起到了较好的效果,能有效的稳定大局,降低成本,提高利润率;尤其在经济危机重重的困难时期,能使企业保存实力,脚踏实际,积蓄力量,稳健前行,积极迎接世界经济春天的到来。