档案本来是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。
尽管随着人才流动加快，尤其是私企对档案没有要求，但是在现行体制下，人事档案还是不可替代的。不能否认档案的积极意义。就在现在，在办理结婚、生育、失业证明，转正定级、出国审批手续等等依然需要个人档案。
但它只是个历史记录，只代表过去，不能证明未来。
在过去，个人档案是晋升、晋级、调动的依据之一。而现在单位普遍实行新的用人机制和薪酬体系，用人观、绩效考核观发生变化，着重个人实际能力而不是历史记录。
在档案整理工作中，翻开一个又一个档案，1.在内容上，无非是些自然人的自然信息、工作经历、优缺点鉴定，以及处分污点等等；2.在档案的管理方式上，档案不给个人见面，跟人一辈子走，或者就是一些被动的查档，提供证明材料。3.同时档案管理员与存档人关系太松散，许多材料归档很不及时，许多事情就是因为这样、那样归档不及时的问题等到定级、调动、退休时就发生扯皮问题。其实这也是现在国企人事档案管理的一个小小的缩影.
产生上面的根源就是思维方式还依然是以阶级斗争为纲的观点。也极有可能造成记录失实、以及不公正对待，诬陷当事人也会有发生；跟人一辈子的后果，往往年轻一时的错误要付出一辈子的代价。故而，1.档案应该给个人见面，而且每项记录必须当事人签字，确认真伪。2.内容上，我们档案应该有2套系统：一个是自然信息记录，包括从出生、学习、工作，到退休整过程，保留在出生地。一个是记录每一阶段工作后的业绩档案，表现评价等，不跟人走，留在存档单位，后面的用人单位，若有需要，根据第一个系统向以前单位申请查阅。
最后，在档案管理者和存档者关系及及时归档问题上，应当双相沟通：管理机构要变被动查阅为主动服务、提醒，譬如职业推介，晋级，职称评定，设立友情提醒服务等，及时提醒存档者办理相关手续，还要定期更新，及时补充有价值信息，分析存档人个人特点，确定服务范畴，作到因人而异。存档人也应该认识到，存档无论在单位还是在人才服务中心，存档只是个开始，要保持与档案管理机构的必要联系，将最新信息及时输入档案，让档案反映本人最新状况。
提到人才代理方面，部分企业单位不收档案，不愿意承担档案的管理费用，尤其是私企，这样，个人就不得不委托人才服务中心保管，但是每年要向人才中心交纳一些保管费的，这对刚刚工作的人来说是一个负担。理论上说，保存档案是政府的一项职能，应该从公共财政上出，有政府负担，而不应由企业、单位，或者个人去承担。
要认真研究一下，那些功能可以剥离，建立社会化管理系统，那些要增加、最大限度地发挥档案的服务职能。这也是我们作为HRM一分子所要面临的挑战