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企业管理:向属下推销变革的8大要领

美国发明家富兰克林曾说,人生有两件事不能逃避,一是死亡,二是纳税。但对企业管理者来说,还有第三件不能逃避的事,就是变动。

因应变动,已经成了企业的新常态。大大小小的变革─从组织重整、业务调动、项目计划变更、信息系统改版,到上班时间调整,甚至办公室搬家等─要有效落实,管理者责无旁贷,必须负起向部属推销变革的大任。

老实说,任何改变都不好推销。举例来说,你的项目计划被迫必须大幅更改,小组成员全部叫苦连天,因为:项目已经进行很久,每个人都想尽快结束;一旦更动,就要重新来过,大家又得拚命加班……,眼看你的小组已经精疲力尽,士气也下滑,身为项目经理,你该如何展现领导力,激励他们做出改变?

变革最困难的挑战:人的问题

人是习惯的动物,面对未知的改变,难免会焦虑、恐惧,甚至抗拒。”变革最难的挑战,就是处理人的问题,”社会心理学家杰力森在《管理变革》一书中指出。

“变革最根本的问题,就是改变人们的行为,”知名的变革领导大师、哈佛商学院教授科特(John Kotter)也强调。

人的因素,往往左右了变革的成败。美国管理协会(AMA)针对五千多位全球企业领导人的调查就发现,员工无法接受变革的原因,多半出在领导人过度聚焦在变革本身,忽略了同样关键的一环:让员工改变行为。

因此,推销变革时,管理者最大的挑战之一,就是要让你的属下buy in:认同并接受”改变是必要的”。有了这种认同,才能有效改变行为。

1. 从属下的角度看变革:主管要向属下推销改变前,最好先想清楚,变动将对属下带来哪些影响、他们的生活会有什么不同、为什么这些改变很重要。

有时,你认为很微小的改变,却可能对员工造成极大影响。例如,要求员工早上提前半小时开店,影响的不只是他们的通勤,还有小孩托儿、上学的安排等。如果能事先想清楚这些影响,你就可以用更体恤的方式,向员工说明公司的变动,这会有助于减轻他们的压力,让改变顺利进行。

2. 详细说明,推销变革的理由:不要一开始就来个轰轰烈烈的演说,最好先把团队找来,向他们详细说明变动的背景和整体情势,逐一交代必须进行的改变,并解释为什么这些改变对公司很重要。主管应该确保每个成员都能了解问题,以及眼前的各种挑战。

3. 接受员工的各种反应:主管应该坦承,变动会为属下带来压力、不便等种种问题,让他们知道你了解大家心里也许不想改变,你也了解他们的恐惧和挫折,这是自然的反应。问他们有什么建议,可以让转变的过程对大家更好。

员工需要时间来适应改变。如果你的属下对接踵而来的改变感到不安或厌烦,你可以:

˙让属下抒发情绪:在说完新的计划与目标之后,征询他们的意见,让他们有机会表达不满,甚至批判(公司变动太多、不够稳定等)。你不必硬要为公司辩护,但应该解释这么做的理由。

˙协商出各种时间表:员工往往会抗拒开放性的大型变革,但却比较愿意接受目标清楚的短期试验,所以,尽量订出各项目目标达成期限,想出渐进的方法来推动变革。

˙为属下争取福利、资源:小小的福利,有时能大大提振小组成员的士气。例如除了以奖金鼓励做出改变的团队,还可以考虑为团队争取早点,或加班时的披萨。

4. 推销变革的好处:每个员工都会这么问:”这些改变,对我有什么好处?”所以你必须提供足够的激励诱因,指出变革会为属下带来哪些效益和附加价值:让他们提升技能、给他们更多时间和工作上的弹性,或是让他们更有效地服务客户?

5. 与每个成员进行一对一谈话:除了团队会议,主管也要跟每个成员个别谈话,了解每个人的想法与心态。你应该倾听他们的担忧,并且设法让每个人都做出继续努力的承诺。

6. 让属下参与变革的过程:主管应鼓励员工参与引进变革的过程。变革计划应该及早预告,让员工有回馈意见的机会。而在正式推出改变前,可以依照变革的规模大小,先举行几次咨商会议,向属下征求推动变革的点子和建议。当你征询属下的意见时,你不仅会知道他们的想法,属下也知道你关心他们。这段期间所收集的员工回馈,通常能帮助主管找出更有效的方法,推动变革。

7. 积极进行沟通:在变革的过程中,必须有计划、经常地进行进度沟通,帮助员工预期接下来的改变。这样可以减低员工”被蒙在鼓里”的感觉,就算你也拿不出所有问题的答案,但是有消息总比没消息好。

8. 适时宣布好消息,激励属下:主管不必等到整个计划结束才宣布成功,而是应该在达到每个里程碑时,把它当成打气的好机会,适度赞扬你的成员。尽量强调”团队合作、战胜困境”的精神,并且让你的属下知道,他们的努力为公司带来了哪些价值。

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