劳动合同法对规章制度的制定提出了程序上的要求，规定规章制度制定时应当包括几个步骤，1、讨论；2、提案；3、协商；4、公示。（劳动合同法第四条 用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者）。
以上讨论、提案、协商程序其实就是最高法院司法解释规定的“民主程序”，其共同的思路是规章制度不再由单位单方面制定和颁布，而需要有员工的参与，从“管理”模式转向“契约”模式。
如果未经过以上程序，那么规章制度效力如何？
劳动合同法规定规章制度制定程序时使用的表述是“应当”，这个措辞在法律上代表强制性规定，就是说，规章制度必须经过讨论、提案、协商的民主程序。在合同法中，违反法律法规的强制性规定的合同是无效的，我们基本可以判断，违反以上强制性规定的规章制度也是无效的。最高人民法院在其司法解释中也是同样的规定，认为通过民主程序制定的规章制度才可以作为审理案件的依据（《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条 用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据）。
因此，单位在制定规章制度时，首先要按照法律的规定以民主的方式进行，先给大家讨论的机会，安排大家提出意见，对意见进行充分协商；其次，最关键的是，以上这些活动，必须保留凭证来证明发生过。一个完整有效的规章制度，应当包括规章制度的正文和规章制度的程序文件，程序文件即证明规章制度经过民主程序制定的证明文件，缺一不可，这个观念必须要具备。
一句话提示：
规章制度必须经由民主程序制定，否则无效，不能作为法院审理案件依据。制定规章制度时要务必保留讨论、提案和协商的证据。有效的规章制度除了要有制度文件外，还要附带程序文件。
摘录自《劳动用工法律疑难与风险防范》
作者:甄灵宇/王建波