随着人员的膨胀、国际出行的增加，越来越庞大的中国公司在差旅管理方面面临挑战
庞大后的差旅管理
“中国企业习惯用发票结算财务，这给商旅管理公司造成了资金紧缺的困境。但是越来越多的跨国公司在与内资银行谈判给其旅行的员工发放人民币信用卡，而不是继续广泛使用分批结账，要求旅行社垫付资金的方式，从而更好地管理其差旅费用。
差旅管理(T＆E)已经成为一个全球化的业务。日前，中航嘉信商务旅行管理有限公司发布了中国商务人士差旅管理的一项调查报告。调查显示，中国公司大多没有完全接受西方出行管理的概念，企业大多没有完善的出行管理策略，或者根本没有一个有组织的计划。要在中国普及西方管理实践和在中国第二和第三级别城市中普及包括出行和娱乐在内的出行管理，还需要一些时间。
该报告认为，现在T＆E的成本管理已经在中国企业及机构部门层次上通过预算程序实施。将飞行和酒店开销的决定权留给旅行者意味着公司并不能得到最好的价值。只有在由唯一的供应商中国铁路提供价格标准清晰的铁路运输时，这种将购买车票的决定权交给个人才不会造成不可控的结果。
就报告内容，记者采访了其母公司嘉信力旅行管理公司亚太区首席运营官邓博涛。该公司客户包括IBM、微软、通用电器等，年销售额超过190亿美元。
《21世纪》：在中国开展差旅管理业务有何困难？未来前景如何？
邓博涛：开展这项业务的外国公司都是近两年来到中国的，所以刚起步。这两年里，我们主要业务是对一些外资的跨国企业进行整合。未来我们可以把更多的精力转移到中国客户。在中国商务旅行管理市场，我们在所有外国公司中，排在第二位，目前的市场份额也只有1％左右。美国运通公司比我们稍微高一点，但是大家占的市场份额都很小。而中国公司的市场份额更小。
我们遇到的最大问题是中国管理层还没有树立起差旅管理的观念。即使有差旅管理，也是非常松散式的。很多国内企业虽然制定了差旅政策，但是损失、成本、收益等数据还不够细化，因此无法有效降低企业的财务成本以及管理费用。
另一个问题是在和客户接触时，我们找不到专门管理商务旅行的对口负责人。
传统的大型国有企业包括政府机构通常由行政、财务、人事等部门人员来负责差旅费用的支出，他们对企业内部全年的差旅费用支出情况并不能全面了解。
我们的客户通用电器公司，就设立了专门的全球旅行管理经理职务，并利用专门的系统，使该经理能够了解到通用电器一年里飞机、火车、酒店所有开支，甚至细致到每个国家和每个城市分公司的支出情况。
第三个问题是支付方式。中国在入世承诺中不允许外资银行发行人民币信用卡，而外资信用卡的商户服务费平均高达4％，给跨国公司的差旅预算造成了很大压力。而人民币信用卡的特约商户服务费相对合理，约为0.6％。但是企业仍需克服习惯使用现金交易的文化习惯，因为在其影响下，中国本土员工可能会拒绝使用信用卡来支付商旅机票费用。
目前很多中国本土企业购买机票时，习惯用发票式结算财务结算系统，隔一段时期定期结算票款，这就给旅行服务提供商或商旅管理公司造成了资金紧缺的困境。但是越来越多的跨国公司在与内资银行谈判给其旅行的员工发放人民币信用卡，而不是继续广泛使用分批结账，要求旅行社垫付资金的方式，从而更好地管理其差旅费用。
尽管如此，我认为中国商务旅行管理市场仍极具潜力。有数字表明，从2003年到2004年，中国商务旅行客人从9000万增长到了1.2亿人次。而每年的航空旅游市场至少有45亿美元的容量。
《21世纪》：能否举一个例子，你们如何帮助客户开展差旅费用管理工作？针对不同客户采取哪些差异化服务？
邓博涛：我们希望和客户采取一对一的服务。如果从零开始，首先我们需要拿到客户的一些数据和报表，必须是非常准确和基础性的材料。然后需要花上一个月或一个季度观察客户真正的差旅行为是什么，然后做出分析。也许分析对该公司前半年差旅费用管理都不会产生什么影响，但是在未来一年甚至更长的时间将带来很大提高。
其次我们将建议客户可以建立适当的差旅审批程序，加强折扣票的使用；其次是与目标航空公司签订协议，获得直接的折扣优惠及奖励；第三是整合地区和全球总量，提高议价优势，获得优势合同；第四是配合使用电子客票、自助预定、公司信用卡结账等技术手段，减少流程上的费用；最后我们还将提供数据分析，协助客户做好预算。
根据我们的调查，目前客户支付给旅行社的差旅费占总支出的3％－5％，其余97％－95％则是支付给其它供应商(航空公司、酒店、租车公司)的。因此支付给旅行社的那部分管理费用只是冰山上的一角，如何降低整体差旅费用是最重要的问题。
《21世纪》：对于企业或者政府来说，有明确的差旅政策并加以很好管理的话，和不采取差旅政策，让员工自己订票，选择酒店，成本能降低多少？
邓博涛：像中国这种比较典型的没有差旅管理的情况，与现在国外一些最先进公司进行比较，起码在成本上高出10％～15％。
由于中国的订票机制和其他国家相比较简单。比如在欧洲，机票的最低价和最高价，不同舱位间的差别约在八到十倍，在中国这个差别最多也不过两到三倍。因此在中国机票成本节省的空间不很大。
我想中国航空公司收入管理机制不成熟的情况以后会有所变化。相比较而言，国际差旅节省的成本空间比国内差旅要大，有时候甚至在15％到20％之间。
在航空方面，中国除了国航、南航、东航、海航等四大航空公司以外，更多的民营公司都加入到航运业务中来，随着竞争越来越激烈，对于差旅管理公司来说，也有很大的增长空间。到那时，个体商旅人士通过打电话或者网上搜寻一个最低价是不可能的，因为最低价将完全是公司间谈判后的一个协议价格，外人根本看不到。
目前在中国购买火车票无论一个人还是一千个人一起订，花费都是一样的，没有什么节省空间。但在其他国家不是这样。也许未来中国铁路部门，针对这种情况以及和航空业的竞争，会在定价上采取不同策略。（冯青）