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提升企业的组织智商

面对知识经济的挑战,企业唯一的选择就是大幅度地提高企业的组织智商,以此来提高企业处理以爆炸形式出现的各类信息的能力,并通过企业的知识员工和高效的组织结构促进知识的生成、传播与应用。在许多方面,高组织智商与个人心理智商有相类似之处。在这两种情形中,智商都是描述组织或个人快速处理信息、有效决策和实施决策的能力。智商高的人并非总能成功,但他们在需要迅速作出复杂决策的情形中更有可能胜出。。然而,组织智商和心理智商有一个根本差别。人很难提高自己的智商,而组织却能在实际中提高自身的智商,并由此改善自己的经营业绩。

在现时情况下,提升企业的组织智商应表现在三大方面:信息吸纳能力、知识转化能力及有效决策的组织结构。

高组织智商企业的管理者会不断注意周围情况,搜索环境中可能产生影响的新信息。他们对顾客、供应商和竞争对手有深切的了解。他们很少被竞争对手的各种举措,如低价促销方案或新技术打得措手不及。简而言之,高组织智商企业知道自己周围的世界正在发生哪些事情。外部信息敏感性是组织智商的第一个组成部分。

当人类社会伴随着知识经济步入信息时代之际,人们惊讶地发现,信息技术从来没有像今天这样,以巨大的魔力深刻地改变着人类的生存方式,影响着社会和经济的发展。今天,人们足不出户,只需轻击鼠标就可以在互联网上搜索、浏览到所需要的信息,购买到所需要的商品。去年是我国的政府上网年,在政府的积极倡导和推动下,各部门纷纷上网。据报道,目前中央机关和国务院有关部门在互联网上已建立的站点有52个,各级政府部门申请gov.cn域名已达2400多个,在政府上网工程的带动下,掀起了全社会共同推进信息化建设的良好局面,企业上网争先恐后。网上商店同样也是热热闹闹,上网开店风潮迭起。据中国电子商务网的数据统计,我国网上商店已经从1999年初的100多家,发展到现在的600多家,“闭门家中坐,货从网上来”,一种全新的生活理念及生活方式走进了人们的生活。在这种形势下要在客户、企业内部和供应商之间创建一条畅通的信息流,必需构建高效率的客户关系管理系统,作为企业吸纳外部信息、面向客户的平台,提供一个收集、分析和利用通过各种方式获得的客户信息的系统,以便准确了解客户的需求,及时地提供个性化的服务。事实上,随着全球化市场竞争的日益加剧,几乎所有行业的市场都已经成为买方市场,在这种环境下,只有能够正确分析客户需求、以最快速度响应市场的企业才能获得发展。企业开展电子商务,其中最重要的目的是利用Internet技术最大限度地满足客户的需求,利用先进的信息技术,正确分析客户的需求,以最快的速度响应客户的需求,为客户提供最适当的服务。从而能够在最大范围内抓住客户,提高客户的忠诚度。企业通过构建客户关系管理系统,能够加强并改善与在销售、市场营销、客户服务和支持等部门中与客户关系有关的商业流程,缩短销售周期和销售成本、增加收入,开拓市场。

一、 信息转化为知识

仅有信息吸纳能力还是不够的,只有把信息转化为知识,进而应用到产品中,并最终为用户所接受,信息才算完成了它在企业中的循环。信息与知识的区别就在于,信息只有通过企业员工的智力进行加工,才能从一般的显性知识变为隐性知识。高组织智商企业认识到内部知识传播的重要性,它们致力于建立鼓励信息共享、团队合作和互相信任的企业文化。惠普公司就是这样一个企业。它意识到,鼓励企业员工不拘泥于正式关系相互交谈十分重要。惠普公司从来不把成功看作是某个人单打独斗的结果,而总将其视为团队协作的产物。惠普在招收员工时,总是设法寻找能和团队融为一体的人。独往独来者和以自我为中心的创业者不适合于这种环境。这种团队式的学习型组织,无疑使员工愿意进行沟通和交流,使信息流、知识流在企业内畅通无阻。

二、 知识转化能力

知识转化能力强的企业有一个出色表现,就是鼓励试验,容忍失败。一项对150余种新产品的调查结果表明,从失败的经验中获取知识,对企业的成功是非常有益的。例如,IBM的360型计算机系列是该公司有史以来最流行和最盈利的产品之一,而这一系列产品成功的基础,正是源自研制失败的伸展型计算机。所以,有些企业已经建立了这样一种制度,要求其管理人员定期反省过去,并从其所犯的错误中学习。波音公司在其737和747飞机受挫后,立即着手进行深层次的学习工作。这两种机型噪音非常大,并有严重的设计问题。为了解决问题,高级管理层按照一个“作业计划”,组建了一个高级员工小组,其任务是对比从737到747的发展过程和从707到727的发展过程。后者是该公司的两种较成功的机型。公司要求该小组总结出一套“从挫折中学到的教训”,以便来指导将来的工作。工作3年后,该小组提出了数百项建议,并形成了几百万字的文献资料。这几名小组成员后来被调到757和767的开发部门。由于吸取了过去的经验教训,他们创造出了波音历史上最成功的、无差错的开发记录。从一定意义上讲,容忍失败的程度是衡量一个企业对知识转化过程认识和创新意识、创新能力的晴雨表。

三、 有效决策的组织结构

在传统的命令支配型组织中,决策都是自上而下由高层经理作出,尽管他们并不是最了解当前问题的人。此类企业的管理者对外界挑战的反应往往是开出旧时的药方:加强控制,高层集权。而这样做实际是启动了一个恶性循环:药方本身变成问题的一部分,结果只能是每况愈下。组织结构和文化的壁垒将各职能部门分隔开来。接触外界信息也受限制。不同的职能部门获得的市场信息通常落入各自的“直筒状”结构中。在那里,外部信息几乎无助于企业知识的增加,如:营销部门只知道与售后服务、广告宣传有关的知识;工程师们只知道设计方面的知识,跟顾客和供应商对话是营销专家的任务。对一个组织来说,这些分散的知识往往是发挥不了作用的,就像挂毯上的线一样,单根的信息之线可以说是一文不值。而且,没有进行集中处理的信息给企业带来的结果有时甚至是灾难性的。

传统组织中的权力等级制度,也是与工业经济形态相匹配的。可以说,它是适应于流水线、集中化、规模化生产的模式,只是赢得了中员工四肢,而放弃了对员工智力的开发。员工的创新精神被压抑,创新能力被闲置。

所以,管理专家德鲁克预言:我们正进入变革的第三个阶段,从命令控制型组织、分成许多部门与科室的组织转变为以信息为基础、由知识专家组成的组织。但是,我们还远远没有做到真正建立起以信息为基础的组织——这是将来会遇到的管理上的挑战。知识型企业的组织结构,应把工作重点放在增值活动上,取消开支巨大的官僚体制,加强企业与市场的交流以及改善企业内部交流和决策过程的能力。理想组织应该是:(1)整个组织上上下下方向明确——创造顾客满意的产品和服务;(2)战略规划和经营计划相得益彰,各项活动之间没有后续工序脱节的现象;(3)决策者了解自己对整个企业的作用,他们的责任、权力、义务明确;(4)计划和执行部门认识到市场的全部复杂性和不确定性,有关顾客和竞争对手对本企业的各项行动的反应,他们决不等闲视之;(5)整个企业实行授制,方向明确,完成任务所需的资源在决策开始时到位;(6)责任范围明确划定,实施批示明白无误,上级部门不过问具体的管理业务;(7)不同和相反的意见不受压制,一旦出现相反意见,通过有效的相互沟通给予处理;(8)市场知识使得令顾客满意的革新产品和服务源源不断地问世,从而提高了企业自然资源和智力资源的利用效率。

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