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企业文件控制与管理

一、概 述

企业管理思想及过程很多时候是通过文件形式来进行及表现的。文件是企业信息资源的重要组成部分,管理好企业文件,确保信息的有效利用,无疑是企业管理不可忽视的重要环节。目前,企业在文件管理中主要存在以下问题:

文件缺乏统一管理,主次不分,内容重复或冲突,格式千奇百怪,浪费纸张。

文件发送不及时,部门业务受阻,企业错失良机。

文件发送对象混乱,浪费文件无关人员之阅读时间,耽误文件有关人员之工作。

文件转发传递过程中,信息内容发生改变,导致信息误传、错传。

文件签发常因资格人外出而延误,影响工作。

文件分类不当,管理困难,导致查找不便。

仔细分析,不难发现,许多管理上的问题均与文件(信息)管理有着直接或间接的关系。而且,随着企业规模的不断扩大,这种关系将越来越密切。

本篇将从文件、信息、计算机技术的角度出发,探讨企业文件流程化、自动化管理技术,以图达到节省企业行政管理费用,提高办公效率的目的。

企业文件种类

对文件进行合理分类,是管理文件的第一步。层次分明、纲主目张的分类,对文件查找和保存极有意义。

对于企业文件分类,一般没有特殊的规定,企业可根据自身的实际情况,研究分类标准和规则。

1.1按企业管理要素分类

经营决策文件

行政管理文件

财务管理文件

生产管理文件

外部往来文件

为了进一步具体化,可将此五大类文件再进行细分。比如生产管理文件又可分为:

生产计划文件

物料管理文件

技术管理文件

质量管理文件

企业要尽可能细地划分出文件种类,并将每一种类别有可能产生的文件列出,规定其保存期、存放位置、保管人,而后将有关信息加以汇总,制成《文件清单》。

《文件清单》是企业文件的目录明细,对企业文件管理意义重大。若企业利用计算机管理文件,则此份清单由计算机自动产生。

1.2按职能部门分类

董事会文件

行政办文件

生产处文件

技术处文件

财务部文件

……

按职能部门划分文件,便于查找文件出处,但会导致同部门文件混杂,子类繁多。

1.3根据文件功能分类

通用类文件

经济类文件

技术类文件

沟通类文件

通用类文件包括通知、公告、请示、报告、会议记录、会议纪要、规章制度、管理办法等。

经济类文件记载生产、管理、流通、分配、消费等方面内容。

技术类文件如技术图纸、设计方案、施工方案等。

沟通类文件如客户邮件往来、政府部门参观、检查、新闻媒体来访等。

对于企业而言,选择何种分类方法,这里没有特别的建议,关键要适用。以适合企业实际运作,提高文件处理效率为原则。

2.企业文件特点

企业文件同政府公文及文艺作品有共同点。当然,也有很多不同的地方。

2.1共同点

都为一定的对象服务;

都有运词造句、布局谋篇、使用标点符号等;

都要求具备鲜明性、准确性和生动性。

2.2不同点

企业文件是企业管理的再现,因此,有经济效益的问题。故企业文件在撰写时,要注意言简意赅、用词准确、朴实,力求以最少的字数最清楚地表达意思,以节省纸张和员工阅读时间。

企业文件具有政策性、实用性、广泛性。这一点十分类似政府公文。

企业文件以说明文为主,具有较强的逻辑性和条理性,要对工作有指导意义,能带来管理的改善,提高经济效益。

企业文件虽不必具有政府公文之法律性,但也要注意严肃性。不可在企业文件中使用不庄重的词语。

2.3企业文件格式

2.3.1文件格式设计

企业文件格式可参考相似之公文格式和应用文格式。同时,企业也可自行设计具有自己特色的文件格式。如:

将公司名称、地址、主页、电话、传真、标志等信息置于文件头或尾,起到传播企业文化的作用。

将公司经营理念、企业精神、战略目标置于文件头或尾,起到鼓舞激励员工奋发向上的作用。

文件格式力求严谨实用,美观简洁,不要过于花哨。一般可在公文格式基础上作少量的变动即可。

2.3.2文件编号、字号规划

企业应科学规划文件字号及编号系统,以便于文件管理。

1.文件编号

文件编号应具有唯一性,即一个文件只有一个编号,一个编号只对应一个文件。文件编号建议格式为:文件类别+流水号

2.文件字号

文件字号包括文件类别及文件日期方面信息,目前广泛应用于政府公文管理中。文件字号构成为:企业名称第一个字+文件类别简写+[年份]+流水号。如ABC公司2002年1月1日发第一份行政文件,其文件字号可编成:“A行字[2002]001”。文件格式的其余部分,请参考有关公文写作及应用文写作书籍,这里不作过多论述。

二、文件控制和管理流程

目前,已有越来越多的企业都在用ISO9000标准管理企业。在ISO9000的要素中,文件和记录的控制与管理是一个重要模块,也是令企业头疼的环节,因为ISO9000严格的文件和记录控制与管理需要企业投入大量的纸张。而一个设计欠佳的文件控制和管理流程势必加大纸张的投入和浪费。

企业文件控制和管理较为常见的流程图如下:(略)

关于此流程的各环节具体内容,将在下面的章节中逐步说明。

1.文件处理人员素质和能力要求

由于文件书写及处理有其特殊性,因此它要求从事此方面工作之员工必须具有以下能力。

1.1.善于合作的能力

文件上传下达,很自然地和公司所有部门发生了联系,这种联系要求工作人员有较强之人际关系技巧和协调沟通能力一方面,作为文件书写人员,在接受书写任务时,既要尊重领导,坚决贯彻领导的意图,又不能一味迎合,要敢于发表自己的意见,善于向领导提建议、出主意。

1.2写作能力

一定的写作基础知识(如语法、修辞、逻辑等)是文件处理工作人员必须的。文思敏捷、行文迅速、言简意赅、格式规范、切合实际、标新立异的文风是衡量一个文件处理工作人员的重要标准。

1.3口头表达能力口头表达能力(口齿清楚、表达准确、条理分明、说话得体)是一个文件处理工作人员的基本功。

1.4使用现代办公设备

由于办公自动化越来越广泛地在企业中加以应用,因此,作为新时代之文件处理工作人员,必须学会使用现代办公设备,包括:

计算机及OA系统

复印机

传真机

电话

投影机

摄相机

照相机

录音机

……

1.5保守机密的品德

由于文件处理涉及公司的许多机密资料,因此,作为其中的工作人员,必须具备保守机密的品德。

2.企业文件管理组织

企业应视其规模成立一个“文件控制与管理部门”,可命名为“文控中心”,也可称为“文件管理办公室”。此部门负责公司所有文件书写、打字、印制、审核、收发及管理工作。

2.1文件书写

文件书写是文件控制与管理过程中工作量最大,难度最大的一个环节,它涉及到的技术问题很大,对工作人员也提出很高的要求。

2.1.1文件书写申请

为了防止无实用价值的文件产生,浪费资源,甚至对企业管理产生负面影响。企业必须建立“文件申请制度”,即在文件正式书写之前,提出申请,经科学验证、审核之后,方可进入书写阶段。

文件申请由文件书写需求之单位或个人提出,由文件管理办公室负责审核,审核项目:

文件是否与公司业务有关,是公司文件,又是私人文件;

文件是否与公司经营理念、目标、规章制度及其他现行文件相冲突;

文件发放时机、时间是否恰当;

文件是否有实用价值,能否带来经济效益。

文件书写申请获得批准后,方可进入文件书写阶段。

2.1.2文件书写

文件书写管理办法

文件书写可由申请部门提供题材及资料,文件管理办公室专业人员负责完成,也可由文件申请部门自行书写,文件管理办公室修改润色,并加以审核。审核内容包括:

文件内容与申请内容是否一致?

文件中是否有攻击他人之言语?

文件格式与公司文件格式是否一致?

文件发送范围是否正确,有无不必要之人接收此文件?

文件书写基础知识(略)

企业常用应用文写作方法及技巧(略)

2.1.2文件发送管理

企业文件发送一般包括送审、签发、编号、登记、复印、盖章、发送几个环节。

1.文件送审

文件经过电脑打字排版后,应送拟搞人修改,当拟稿人多次修改、确定无误后,签名放行。至此,该文件可送有关领导审批了。

若文件较长,一般应附上提纲和疑难问题、重点问题说明,以帮助领导在较短时间内作出决定文稿送出后,要随时掌握其批转方向,适时催询审批结果,以免贻误工作。要做到这一点,就需要文件管理工作人员作好送审登记。

2.文件签发

文件只有经过具有相当资格之领导人签字后,方可生效。企业应制订一份详细清单,规定每一类文件之资格签发人。

审批权限的一般原则为:涉及全面性及重大事件文件,由企业主要领导人签发,或通过会议讨论后通过,再由主要领导人签发;涉及某一方面问题的文件,由主管领导人签发;对于一般事务性文(函)件,由中层管理干部签发即可。

文件签发应注意以下几点:

及时性。相关资格人收到待签之文件后,应及时审核、修改、签发,若有意见或不明之处,应询问并处理,不可随意拖延,以免影响其他部门/人员工作。

严肃性。签发文件使用习惯签名,以防他人仿造。签名要具有个性,要具有一定仿伪功能。

3.文件编号

文件编号对文件管理意义重大,各企业要制订适合本企业的编号原则。关于企业编号基本原则和方法,在第一章也作了概述。文件管理人员在进行文件编号时,要注意以下几点:

根据文件类别编制文号,不可张冠李戴。

文件编号要根据文件登记顺序依次排列,不可有空号或重号。

编号要在登记的同时进行,除特殊情况外,不要给拟发的文件留号,以免由于该文件不发而造成空号。

不太重要的文件只需编文号,不编“文件字号”。

4.文件登记

无论是编有文件字号的重要文件,还是不编文件字号之不太重要之文件,都需要进行登记。文件登记常用的方法有“一文一帐式”和“一帐多文式”。由于企业文件相对政府部门要少得多,发文范围也没有那么广,因此多用“一帐多文式”登记簿进行文件登记。“一帐多文式”登记簿样式如下:

“文件号”:文件的登记编号。

“文件字号”:包含发文单位、发文时间、发文顺序、文件种类等信息的文件正式编号,一般用于重要文件。

“文件标题”:文件若有标题,直接填入;无标题之文件,要一简短的摘要填入。

“拟稿部门”:文件起草部门。

“密级”:指所发文件的程度,没有则不填。

“分发情况”:文件的发放范围及份数。

“归档”:文件归档人及份数。

“发出日期”:文件发出日期或时间段。

“封套号”:所发文件装封后,封皮上编的号。一般用于远程分发文件。

5.文件复印

企业文件发行量不是很大,一般无须采取胶印、油印、铅印,只需复印即可。复印文件之前,要检查文件之页数及附件,防止缺页。同时也要注意是否经过合法审批及签字。企业文件复印,要充分考虑经济效益问题。以最大限度减少纸张和碳粉为原则。为此,必须注意以下几点。

尽量采取缩印之方法;

若为不太重要之文件,可采用单面废纸复印;

没有特殊情况,可采用双面复印。

以上均为节约复印成本的方法,企业也可根据自己情况,找出更有效的管理方法,形成制度,以节约成本。当出现复印失误,造成文件报废时,要注意及时销毁报废文件,防止失密泄密。复印文件时要注意保护好原稿,不得涂抹污损,更不得丢失。多页装订文件时,须注意检查缺页、倒置页等,并尽量采用脱粘法,避免使用书钉装钉,以免日后立卷归档时拆卸金属钉的麻烦和损坏文件。采用书钉装钉时,应注意页边对齐,上下两颗书钉应在同一直线上,既要装订牢固,又要方便阅读。

6.文件盖印

正式文件须加盖印章,否则视为无效文件。当然,企业也可能考虑本身的实际情况,以提高办事效率,减免此手续。但一般来说,盖印表明了文件的严肃性。用印时要注意以下几点:

检查有无资格人签字,根据资格人和文件类型、性质选择相应权限之印章。

盖印份数与原稿标准印刷份数相同,多余份数不盖章。

用印位置应在落款正中央,上不压正文,下不压日期,印章下沿要稍稍压盖在落款年月之上,称之谓“骑年盖月”。

印章必须端正、清晰。盖印时要稳当,对好方位,切勿歪斜或颠倒。

7.文件发送

文件发送工作由“文控中心”完成。发送范围根据文件标注之范围。文件发送方法有:

人工发送。主要适用短距离发送,一般企业常用此方法。

邮寄发送。利用邮局发送。

电子邮件或软件系统发送。用于非重大事件。现代企业多用此方法。

传真发送。用于紧急之文件。

为了确保文件发送准确到位,在发文的同时,应配送一张“发文通知单”,收文单位收到文件后,立即填写该单,回传,以证实文件已成功发送。作为现代化企业,目前正在越来越多地使用电子邮件或OA(办公自动化)系统收发文件。这种发文方式有着节约成本(人工和纸张等),提高办事效率,便于管理和查询等多方面的优势。但是,许多人感到美中不足的是电子邮件缺乏严肃性和真实性。

2.1.3.文件接收及管理

文件接收包括各类来文的签收、登记和阅读等,是对文件的直接利用过程;文件管理包括文件的立卷、归档、修改和销毁,是文件处理过程中时间跨度最长的一个环节。

1.文件签收

企业文件可能通过以下途径传递过来:

外部来文:一般通过邮寄、传真、电子邮件,分别由大门招待室、文控中心接收。

内部来文:一般通过人工传递和OA系统。一般由公司文控中心负责接收。

文件签收根据来源不同而有别。

2.外部来文

外部来文有时夹带“签收回执单”,要单位收到文件后,在此回执单上签名并回传,但大多数情况下没有此回执单。外部来文若为一般信件或不大重要之文件,可直接传送相关部门相关人员,不作签收标志;若为重要之文件,则要作签收标志。公司可雕刻一枚“文件签收”印章,印章样式如下图:

签收标志一般盖在文件右上角,便于立卷归档后翻阅。

3.内部来文

内部文件传送时,一般有“投递单”或“传送薄”,各部门文件管理员在收文时,需在“投递单”或“传送薄”上签名。

拆封

拆开文件包或信封,取出文件的过程称为拆封。拆封要由封面指定人员执行,若没有特别注明,一律由“文控中心”工作人员负责拆封。拆封注意事项:

注意保护封内文件。建议用剪刀拆封。

注意将封内文件全部取出。

取出的文件要单独放置,不可与处理过之文件混放。

检查文件上的主送和封皮上的主送是否一致,若不一致,则应将封皮附于文件后备查。

注意将封皮保存一段时间,以备查。

封内装有回执单的,应在回执单上签收并及时退回来件单位。

收文编号

文件收妥清单完后,要进行编号,编号原则同公司内部文件编号制度。一般采取“分类流水号”法,即在分类基础上进行流水编号。

收文登记

文控中心只对收到之正式文件进行登记,所有非正式,与公司业务关系不大之文件不予登记。具体界限公司可依据实际情况确定,一般根据文件的秘密程度、文件的性质、实际工作需要、文件数量多少情况决定。企业收文登记一般采用“一文一表式”,同文件“批办”、“转办”、“传阅”等文件管理工作结合在一起。

登记表样如下图:

文件阅读

各部门领导收到文件后,要进行“批示”,批示内容包括:

阅读范围

阅读方式

工作安排

其他相关事宜

部门文件管理工作人员根据领导的批示,处理文件。

传阅

传阅是文件阅读的常用方式,特别适合在非计算机化状态下文件管理工作,它可起到节约纸张成本的作用。但其缺点也十分明显,那就是效率低,费时较长。这种劣势可以用OA系统解决。部门传阅文件如果量大,则应注意选择合适之传阅方法,以避免混乱及效率低等问题,常用文件传阅方法有:

分送传阅:由部门文件管理员根据阅读者之重要程度,逐个递送。程序为:先送第一应阅人,接着送第二应阅人……

集中传阅:利用开会和学习讨论机会传阅文件。

设立传阅室:重要文件可用此法,便于文件管理员监督阅读人之阅读质量。

回传:在传阅过程中,若有领导批示与其他人有关,则应回过头传给相应之人。

专传:用于机密文件的传阅。

文件立卷归档

对于重要文件及有保存价值的文件,企业应立卷归档,妥善保存,以备后查。

确定立卷范围

企业应制订制度,明确哪些文件应进行立卷,哪些文件只需作一般性保存。确定文件立卷范围总的原则:本部门工作活动中形成的,已经办理完毕,具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、电话记录;本部门图表、有关活动照片、录音带、录相带、光盘等。

确定文件立卷范围应注意:

要有全面、长远的观点。

要以内容为主。

不能片面强调“以本部门为主”。

不需立卷的文件范围包括:

重份文件。

未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿。

事务性的,临时性的没有查考价值的文件材料。

与本部门业务无关之文件。

内容被其他文件所包括了的文件。如日报、周报等。

一般往来文件之封皮、封套。

1.文件立卷的方法

按内容立卷

按作者立卷

按名称立卷

按时间立卷

按发文单位立卷

按制成材料立卷

按重要程度立卷

按文件编号立卷

以上立卷方法无明显之优劣之分,企业可以根据自身情况,灵活选择。

2.文件立卷的步骤

第一步:确定立卷文件的范围。

第二步:根据立卷范围。清理文件。

第三步:确定立卷方法。

第四步:根据立卷方法,对需立卷之文件进行分类,编制案卷类目。

第五步:拟写案卷标题。

第六步:编写案卷内文件目录及页码。

第七步:填写备考表,注明案卷存在的问题及本卷内需要说明的情况。

第八步:案卷的装订、装盒。

第九步:案卷的排列与编号。

第十步:填写案卷目录。

五、文件修改

企业文件在使用过程中,由于公司战略的改变,客户需求的改变,企业发展规模的改变等多方面原因,可能会不断修改、完善。因此,就出现了文件修改的过程。根据ISO9000的要求:确保在使用处可获得适用文件的有关版本。必要时对文件进行评审与更新,并再次批准。这对文件修改控制提出了较高的要求。常用文件修改流程为:文件起草部门提出修改申请,相关资格人审批后执行修改,修改完成后再经过一次审批手续;交由“文控中心”发文,“文控中心”在发文过程中,要回收所有旧版文件,并盖“作废章”,集中作废。文件修改申请批准后之处理工作,完全同第二章、第三章、第四章内容,在此不作过多描述。

六、文件销毁

文件销毁指将与本部门业务关系不大、无保存价值、或保存期已过之文件,按规定集中销毁的过程。

1.销毁文件的范围

上级下发的文件材料,不需要归档立卷的。

文件的重份。

本部门文件、归档立卷后之余份。

无归档立卷价值的内部刊物、资料等。

超过保存期之文件、资料或案卷。

2.销毁方式

焚烧。注意彻底烧尽,不留片纸只字,同时注意安全。

化纸浆。注意包装严密,运输妥当,防止散露及泄密。

3.销毁方法

清点

登记

签批

备案

4.销毁文件注意事项

无论采用何种方式销毁文件,都必须实行两人监销制度。

待销文件、材料,绝对不准当废纸出售给废品收购部门。

企业办公自动化

办公自动化(OA:Office Automation)是一门综合性很强的新兴学科。它有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公活动。办公自动化是信息社会化的重要标志之一,始于60年代初,目前发展相当迅速。

1.办公自动化的目的和意义

提高办公效率和办公质量。

将语音、数据、图像、文字等信息进行一体化处理。

综合了企业文件管理、行政管理等多种管理。

2.办公自动化的功能

3.文字处理

能迅速处理各种文书、资料,包括输入、翻译、编辑、排版、修改、复制、打印、贮存等。能查询、合并、分解资料,控制资料在计算机终端按需要显示。

3.数据处理

报表生成及数据计算。

4.语音处理

使电话具有自动拨号、自动录音、自动转接等功能。

5.图形与图像处理

将数据转化成图形,便于阅读。

7.决策支持

具有数据处理和模型处理功能,使决策人可以用它来寻找解决问题的方法和模型。

8.网络通信

通过互联网实现远程会议通知、网络会议、文件审批、文件阅读等。传播的文件格式包括数据、文字、图像、语音等。

9.信息查询

能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料,并可通过网络达到共享,以及备询,向用户安全、保密地提供文字、图表资料等。

10.行政管理 

编制日程安排,制订工作计划,制作批示单、备忘录,实现约会提醒,拟定办公设施的调度安排等。

 

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