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企业管理:紧急不等于重要

“聪明的组织忽视紧急的事情,他们了解,应该应付的是重要的事情,如果把重心放在重要的事情,紧急的事情自然不需要再操心。”管理畅销书《紫牛》一书的作者戈登(Seth Godin),日前于《快速企业》(Fast Company)杂志上如是说。

戈登指出,要顺利搭上飞机有两种方法。第一种是准时出门,到了机场后尽量找离入口最近的停车格停车,下车后不断看表,离起飞的时间越近,动作步调就要越快,到了出境室时,发现飞机已经快起飞了,赶快插队,而且要求航警人员让自己先通行,然后一路跑到登机门,终于在最后一分钟赶上了飞机。第二种方法则是,提早出门,从容地搭上飞机,省掉途中所有的紧急状况。

他解释,持续将心力放在重要的事情时,能够即早做好准备,减少紧急的事情发生。在搭飞机的例子中,当飞机二分钟后就要起飞时,会觉得事情很紧急,所以很容易将插队和跑步的行为正当化。但是如果要求自己提早半小时起床出门,先做下这个重要的决定,就可以避免接下来一连串的问题。

不过,戈登认为,许多人难以做下这个正确,但是困难的决定,因此选择第一种方法。多年前,他曾经出版过律师事务所的指南。七成的事务所,都拖到截止日期的最后一天,才用快递付费给他,还有八家事务所特别请了专人,在最后一刻赶忙送钱上门,结果他们花在寄送上的费用,高达刊登在指南上费用的十分之一。事务所每年花费大笔经费,用在赶最后一分钟的快递上,这些钱都是无谓的浪费,他们和许多人一样,混淆了急迫性与重要性。

他表示,如果公司的员工通常都等到最后,才会做出该做的决定,或者常常因为其它突发的事件,而取消应该召开的会议,公司可能就过度重视急迫性。紧急常代表不断延迟重要的事情,直到扩大到失控的地步,许多失败的公司都具有这种特质,他们穷于应付今天的急事,导致明天不断产生新问题。

这样的公司常常将紧急当作粗糙的决定或工作的借口。他们藉由情况的急迫性,正当化自己的行为,包括营运不善,不得不裁员、宣告破产等,这些事情导因于,一开始公司没有面对竞争者,或者开除没有效率的主管,一味把重心放在目前最紧急的事情,而让重要的事情悄悄流逝。

戈登提醒,面对改变,以及所有伴随而来的焦虑感,最容易的方法是,不需要去面对它们,不要到最后,才被局势所迫,紧急做出决定或者采取行动。早半小时起床,在一天的开始就做下困难的决定,之后便可以悠闲到达机场,享受一整天的时光。

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