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工作分析中的冗余设计

作为人力资源管理系统设计的基础性工作,工作分析主要完成定岗位、定编制、定负荷三项工作。通常来讲,工作分析遵循效率至上原则:定岗位追求岗位职责清晰,岗位业务流程明确,不存在职责交叉;定编制追求人员精简,不存在冗员;定负荷追求员工工作时间内满负荷运作,不存在个人支配时间。而知识管理理论则认为,效率至上原则为企业带来表面上的高效率的同时,也为企业长期发展埋下了隐患,因为不存在冗余设计的工作分析降低了企业长期生存与抗风险的能力。对应工作分析中的三项工作内容,工作分析应在三个方面存在冗余设计:岗位冗余、人员冗余、时间冗余。岗位冗余,也称角色冗余,指岗位之间职责的交叉重叠程度;人员冗余,指岗位实际安排员工数目多于效率要求的程度;时间冗余,指员工工作时间可自由支配的程度。

一、岗位冗余设计与知识共享能力 根据岗位冗余的定义,可以写出其形式化表达式: (式—1) 其中,RS表示角色冗余度;RI表示企业实际设定的岗位数目;RT表示基于效率至上理论所认为的最佳岗位数目。 如图1所示,左半边为效率至上理论中的标准企业状态。企业a需要A、B、C三种职责,按照效率准则设置三个角色(岗位)。A、B角色要完成输入职能,C完成产出职能,则A、B、C三种角色构成了简化的企业角色模型;图1右半部分表示存在岗位冗余状态的企业模型。在企业中衍生出新的角色D1,它其实是由角色A、B、C的部分职能组合而成。在a中,角色A、角色B独立完成自己的职责,将结果输出给C,流程界定清楚,可以认为不存在效率损失。而b中,A1与D1之间,B1与D1之间,C1与D1之间都存在着职责的互相交叉与覆盖,当事各方将通过讨价还价的方式完成企业的产出要求,在此过程中行政协调成本、交易费用明显上升,效率开始下降。 知识论观点则认为角色之间的重叠为员工之间知识交流与共享提供了基本可能性与基本动力:首先,知识的交流与共享要以共同的知识术语为基础。在a状态下,角色之间各自为政,没有进行知识交流的动机,也不存在交流的共同背景与术语基础。而在b状态下,A1与D1则因为拥有共同的职责领域,而有共同的交流背景;因为有共同的知识领域,而有共同的术语基础。由此,A1与D1之间形成知识共享的实践社区(Communities of practice)。同理,B1与D1之间,C1与D1也形成知识共享的实践社区。进一步讲,以D1为桥梁,A1、B1、C1之间也存在了沟通知识的意愿与可能性,从而将整个企业b联结为一个大的学习型组织:首先,随着岗位冗余的提高,知识共享的可能渠道与方式逐渐增多;其次,由于A1与D1之间存在共同的知识需求,促进两者知识共享的动机。从而,知识共享的动机与能力都由于岗位冗余的增加而强化,组织知识共享能力增强。

二、人员冗余设计与知识保持能力 根据人员冗余定义,可以写出其形式化表达式: (式—2) 其中,ES表示人员冗余;EI表示企业实际员工数目;ET表示基于效率至上理论所认为的最佳员工数目。 如果一个岗位只需要一名员工就可以胜任岗位职责要求,而实际安排超过一名员工,就会产生人员冗余。从效率至上理论来看,人员冗余需要支付更多员工工资,导致成本上升;同时,过度的人员冗余导致员工之间相互推诿责任,效率迅速下降。知识论观点则认为人员冗余设计不仅具有岗位冗余设计的知识共享功能,还具有防范知识流失风险的功能。首先,岗位经常面临人员流失风险。在某些关键岗位,在岗者拥有该岗位所需要的关键隐性知识,比如应对某个关键客户的特殊方式、某台机器的维修技巧等。一旦此人离职,后继者将需要相当长时间才能正常运作该岗位,这极易造成组织运行的不平稳。人员冗余则可在一定程度上避免关键性隐性知识流入单个员工手中,减少组织被员工“敲竹杠”的可能性;其次,某些隐性知识的传播必须通过长期人际交往的形式(比如师傅带徒弟),因而为了该隐性知识能够继续保留在组织内,某些关键岗位一岗多人的冗余设计成为必不可少的选择。由此,人员冗余设计使得企业具有更强的抗风险能力,从而获得长期生存能力。

三、时间冗余设计与知识创新能力 根据时间冗余定义,可以写出其形式化表达式: (式—3) 其中,TS表示时间冗余;TI表示组织规定的正常工作时间;TD表示在工作规定的正常时间内员工能够自由支配的时间。 按照通常的效率观点,员工在工作时间内不得从事与本职工作无关的任何活动,包括创新行为。虽然绝大多数组织都声称支持创新,但是都有意无意地将其创新行为限定于工作时间之外,希望能够不花代价而获取创新成果。实际上这种可能性极低,除非对创新有极度热情的员工,几乎不会有人愿意牺牲自己的闲暇时间为公司谋取福利。 知识论则认为:首先,时间冗余设计实际上把组织知识创新要求制度化,从而促进知识创新的动力,并提供知识创新的资源保障。例如,3M公司规定,公司员工每天15%的工作时间可以自由支配,去做自己感兴趣的实验或研究,不必任何申请。当某个员工自认为找到了可能为公司带来机会的创新点时,还可以另外申请资源与可支配时间。经公司研究批准后,即可单独立项,获得全面的创新资源支持。3M公司的时间冗余设计极大地激发了员工的创新热情,并为具体创新提供了时间与资源保障。该政策为3M公司长盛不衰的创新能力立下汗马功劳。其次,知识创新是一个社会性过程,从本质上讲,个人创新已经不是主流。由于时间冗余度的存在,工作时间内具有共同知识背景的员工可以将彼此的思想在人际交往中碰撞与交流,使得创新成为常态。

四、工作分析中的冗余设计与企业生存能力根据知识中心论观点,企业生存能力(Survival Capability, SC)取决于企业知识管理能力的高低。具体来说,取决于以下三种能力:知识共享能力(Knowledge Sharing, KS)、知识保持能力(Knowledge Retention, KR)、知识创新能力(Knowledge Creation, KC),企业生存能力是以上三种能力的单调递增函数。而知识共享能力、知识保持能力、知识创新能力分别为岗位冗余、人员冗余、时间冗余的函数。且冗余度在零到某个正数之内,三个函数都是自变量递增函数。 (式-4) 由(式-4)可知,工作分析中存在适度岗位冗余、人员冗余、时间冗余有利于企业的长期生存能力与增强抗风险能力。传统的效率至上的工作分析能够保证短期的效率,却无法保证长期的生存能力与抗风险能力。从长期来看,当前高效率的组织未必能够长期生存;反之,某些效率较低的组织则生存能力未必就差。典型的例子是以我国国有企业为代表的大批企业效率相对低下,但其抗风险能力却较强,能够长期生存;而某些具有现代企业制度特征的企业却往往在高效率中走向毁灭。究其原因,冗余设计的存在对解释企业生存能力的差异上具有关键性意义。

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